Inside HKomm

Ina Teloudis

Herzlich willkommen zu Insight Hkomm, dem Podcast für alle, die Hochschul-und Wissenschaftskommunikation gestalten, weiterdenken und vernetzen wollen. Ich bin Ina Teloudis und wir sprechen heute über ein Thema, das zwar intern heißt, aber alle, die sich schon mal damit beschäftigt haben wissen, kann auch nach draußen eine enorme Wirkung entfalten. Und es betrifft uns alle: Interne Kommunikation. Wie schaffen wir es, Mitarbeitende wirklich zu erreichen und nicht nur irgendwie zu informieren? Wie schafft man Vertrauen, Dialog und wenn es gut läuft, sogar ein richtig tolles Gemeinschaftsgefühl in Institutionen, die oft sehr, sehr groß sind, sehr komplex sind und auch räumlich oft nicht unbedingt zusammenhängen? Darüber sprechen wir heute mit drei tollen Menschen, die da tief im Thema stecken. Das ist einmal Ulrike Polley von der Europa Universität Viadrina in Frankfurt, oder? Hallo.

Ulrike Polley

Ja, Hallo. Von der deutsch- polnischen Grenze.

Ina Teloudis

Dann ist Katrin Costa dabei, von der Heinrich-Heine Uni Düsseldorf. Hi.

Katrin Koster

Hallo, von der anderen Seite der Republik.

Ina Teloudis

Und Marlene Helms, von Mandarin EDU, hier aus Schwerin. Hi Marlene.

Marlen Helms

Hallo, aus Schwerin.

Ina Teloudis

So, schön, dass ihr alle da seid, also zumindest, dass wir uns digital zusammengefunden haben. Seid ihr so lieb und würdet euch einmal reihum vorstellen? Wer seid ihr? Was macht ihr? Wie sieht euer Tagesgeschäft so aus? Ulrike, willst du anfangen?

Ulrike Polley

Das kann ich gern tun, ja. Ich arbeite seit 2012 als Redakteurin für interne Kommunikation in der Abteilung Hochschulkommunikation an der Viadrina, hier in Frankfurt-Oder, mit unserem deutsch-polnischen Campus in zwei Ländern. Also unsere Uni hat ungefähr 4.000 Studierende. Wir sind ein relativ großes Team in der Hochschulkommunikation mit einem sehr breiten Aufgabenspektrum. Externe Kommunikation, Pressearbeit, Webredaktion, Social Media, Studierenden-Marketing haben wir aber auch bei uns mit drin, Alumni Relations, Veranstaltungs Geschäftsmanagement, Fotografie und eben ich mit der internen Kommunikation.

Ina Teloudis

Was mich interessieren würde, du hast ja gerade gesagt, ihr seid eine ganze Menge Leute. Wie viele Leute seid ihr da?

Ulrike Polley

Wir sind 13 Personen, aber das sind keine 13 Vollzeitstellen.

Ina Teloudis

Und Dein tägliches Doing?

Ulrike Polley

Ja, also mein Tagesgeschäft ist sozusagen geprägt durch den Rhythmus von unserem Newsletter für Beschäftigte, der alle zwei Wochen erscheint bei uns. Kommen wir vielleicht später auch noch mal drauf. Ansonsten natürlich Tagesgeschäft, Intranet, unser interner Newsblog, interner Kalender, sowas, Koordination von Rundmails, Beratung zu interner Kommunikation, das alles mit dem Fokus „Beschäftigte. Studierendenkommunikation ist bei uns ganz viel eben über Instagram. Das machen dann eben die Kolleginnen, die Social Media betreuen. Aber wir haben zum Beispiel vor allem ja auch eingeführt Info-Channels auf WhatsApp und Telegram. Die betreue ich auch mit. Und wenn es rund Rundmails geht für Studierende, dann bin ich auch mit im Boot. Also genau, Studierende auch Zielgruppe für mich, aber Schwerpunkt ist „Beschäftigte.

Ina Teloudis

Wie ist bei dir, Katrin?

Katrin Koster

 Ja, ich habe auch den schönen Titel Referentin für Interne Kommunikation, bin an der Heinrich-Heine-Uni seit gut sechs Jahren.

Die Heinrich-Heine-Uni ist jetzt 60 Jahre alt, also am Sonntag ist der Geburtstag, und ich gehöre zum Stab Presse und Kommunikation. Das ist also vorrangig externe Kommunikation und Social Media. Wir sind zehn Leute, davon die meisten in Teilzeit und meine Stelle wurde neu geschaffen damals. Meine Kanäle sind vorrangig das Intranet, manche Meldungen erscheinen aber auch auf der Homepage. Und dann habe ich noch so einen wunderbaren Newsletter, der erscheint immer in der ersten und in der letzten Vorlesungswoche. Und das heißt, viermal im Jahr geht er an alle 40. 000 Leute, die eine Heinrich-Heine-Universitäts-E-Mail-Adresse haben.

Ina Teloudis

Okay, das ist eine Größenordnung. So Marlen, kannst du gleich hinterher preschen?

Marlen Helms

Das mache ich sehr gern. Ich bin Marlene. Ich bin bei Mandarin Employer Brand Managerin. Ich kümmere mich also komplett um das interne Employer Branding bei uns. Das bedeutet eigentlich, dass ich die Menschen, die Mitarbeitenden bei uns mit unserer Kultur verbinden und unsere Werte, die wir hier so leben, erlebbar machen und ein bisschen darauf achte, dass jeder die auch so ein bisschen einhält. Und ja, was ist so mein tägliches Doing? Also ich führe zum Beispiel auch sehr, sehr viele Gespräche, bin so ganz leicht der Kummerkasten. Ich spreche sehr viel mit unserer Geschäftsführung: Was wollen wir neu einführen? Dann schaue ich immer: „Okay, passt das auch wirklich zu unseren Werten? Also ich bin immer so ein bisschen in dieser Waage zwischen Wirtschaft und „Wir kriegen was immer nochmal so schön hin, das menschlich zu halten und einfach in unserer Wertebasis zu bleiben. Bin da so ein bisschen beratend, wahrscheinlich auch tätig.

Ina Teloudis

Jetzt haben wir gerade schon so ein bisschen über Tools gesprochen und ihr habt beide Newsletter gesagt, ihr habt beide Intranet gesagt, ich habe überall Social gehört. Was sind noch so Tools, die ihr aktuell nutzt?

Ulrike Polley

Zielgruppe sollte immer so der erste Blick sein, klar. Deswegen hatten wir uns auch vor allem ja entschieden, diesen WhatsApp-und Telegram-Channel zu öffnen für die Zielgruppe Studierende. Wir wollten das einfach mal testen. Wir haben uns gedacht, wo sind die Studierenden? Messenger haben sie alle auf ihrem Handy und keiner will sich irgendwie 10. 000 Apps installieren noch zusätzlich, nur für eine bestimmte Kommunikation zum Beispiel. Und deswegen dachten wir, wir probieren das einfach mal aus. Und ich bin davon auch immer noch ziemlich überzeugt und begeistert. Also das ist keine Gruppe, weil das wäre auch ein bisschen schwierig mit Datenschutz alles zu handeln, sondern eben Info-Channels, wo nur wir One-way Sachen rausschicken. Die Leute können das abonnieren. Wir haben uns für WhatsApp entschieden, weil das ist in Deutschland irgendwie so der Standard und für Telegram, weil das eher auf dem internationalen Markt weiter verbreitet ist als WhatsApp und wir haben 40% internationale Studierende. Wir machen das auch komplett auf Englisch auf diesen beiden Channels, eben auch genau aus diesem Grund und haben jetzt innerhalb von einem Jahr tausend FollowerInnen auf beiden Kanälen gesammelt, was ich ganz gut finde. Also wir haben 4. 000 Studierende, wie gesagt, und es spricht sich auch gerade noch immer mehr herum.

Ja, und irgendwie macht es auch Spaß, diesen Channel mit zu nutzen. Und wir betreiben das mit Studierenden auch zusammen. Also ich und eine Studentin, die dann da mit kuratiert und mit über Inhalte entscheidet. Das finde ich eben auch total wichtig.

Ina Teloudis

Wie aufwendig ist das? Oder sind das eigentlich Inhalte, die sowieso kommuniziert werden und man bereitet die noch mal auf oder schickt ihr es einfach auch so raus?

Ulrike Polley

Also meistens sind das Inhalte auch von anderen, also zum Beispiel von Instagram oder so, teilweise ein bisschen textlich dann noch angepasst, aber es sind auch viel Inhalte, die eigentlich nur dafür generiert werden. Also die Studentin zum Beispiel kuratiert jeden Montag immer die Events der Woche, die sie so aus Studierenden-Sicht interessant findet, sowohl an der Uni als auch in der Stadt. Und das stellt sie nur für den Channel her. Aber dadurch, dass das meistens rein Text-und Emoji-Format ist, sozusagen, ist das, sage ich mal, ein bisschen weniger aufwendig als Vorbereitung von einem Social-Media-Post, wo man noch eben an Bilder oder Video an so was alles denken muss. Also es ist mehr Aufwand, als ich am Anfang gedacht habe, aber es ist für den Nutzen, also Aufwand nutzen, finde ich sehr gut.

Ina Teloudis

Okay, dann haben wir jetzt zusammengefasst: Instagram. Nutzt ihr für die interne Kommunikation auch noch andere Tools, also jetzt nur E-Mail und Instagram? Gibt es da noch irgendwas?

Katrin Koster

Also interne Kommunikation … Social Media ist ja nicht interne Kommunikation, das muss man sagen. Bei uns ist es tatsächlich so, wenn man bedenkt, wir haben knapp 30. 000 Studierende, dass da natürlich noch andere Abteilungen wesentlich mehr in die Kommunikation eingebunden sind, was weiß ich, Studierendenberatung und so weiter. Das ist ja noch mal ein ganz eigenes Team. Wir haben natürlich sämtliche Social-Media-Kanäle ausser X. Da sind wir natürlich in einer großen Aktion, die meinen Chef federführend begleitet hat, ausgetreten oder beziehungsweise das Profil ruht. Deshalb kann ich jetzt zu weiteren Kanälen auch gar nicht so viel sagen, weil das nicht bei mir interne Kommunikation ist. Was wir natürlich machen, sind Rundmails wenn jetzt wirklich was ganz dringlich ist. Ja, und weil du Social meintest, das ist tatsächlich nicht, misszuverstehen, das Intranet ist nicht Social bei uns. Da haben Ulrika und ich im Vorfeld auch kurz drüber gesprochen. Das ist irgendwie nicht der Spirit hier, dass die Leute noch ein Profil anlegen und irgendwelche Sachen kommentieren und liken und so weiter. Die sind auf so vielen Plattformen unterwegs. Also es ist ein klassisches Intranet bei uns, was sich von einem Dokumente-Ordner in ein sehr vielfältiges Instrument weiterentwickelt hat.

Und bei mir ist es tatsächlich so, dass das Intranet, die Zielgruppe sind alle an der HU, also ob sie lernen, lehren oder forschen oder eben im Hintergrund, ganz fleißig die Infrastruktur bereitstellen. Aber ich bin mir dessen bewusst, dass die Studis nicht so oft im Intranet unterwegs sind. Deshalb sind Social Media, um den Bogen zu Ende zu schlagen, der wichtigste Kanal für unsere Studis neben den Portalen, die sie auch nutzen.

Ulrike Polley

Zu dem Stichwort Social Media ist ja nicht intern. Wir reden da auch öfter drüber, aber letztendlich kommen wir dann immer wieder zu dem Punkt: „Ach, eine Rundmail, die ich verschicke an alle Beschäftigten, zum Beispiel, kann ganz schnell extern werden. Die muss man ja nur einmal weiterleiten. Und es passiert ja auch regelmäßig, dass Infos, die eigentlich nur für intern gedacht sind, dann irgendwo extern landen, auch mal bei der Presse oder was weiß ich.

Marlen Helms

Was würdet ihr denn sagen, was funktioniert denn eigentlich so am besten in der Kommunikation? Ist es das Intranet oder ist es der Newsletter?

Katrin Koster

Also mein stärkstes Tool ist tatsächlich der Newsletter, weil die Leute den einfach ins Postfach bekommen, weil der sehr übersichtlich ist. Viermal im Jahr ist er jetzt auch nicht so häufig. Und es sind sechs Meldungen, sechs Termine und eine „Übrigens, ist das wahr oder „Ist das nicht wahr? – das. Kuriose Meldung am Ende und alles auch kurz und knackig geschrieben. Verlinkt natürlich ins Intranet zu Beiträgen, aber das ist wirklich das, was am meisten gelesen wird.

Marlen Helms

Ja, so verhinderst du wahrscheinlich auch so eine Informationsflut.

Katrin Koster

Genau, weil alle nutzen ja die unterschiedlichsten Kanäle und ich gebe das ehrlich zu: Ich habe auch nicht immer alles im Blick, was irgendwo gepostet wird oder so. Da wäre ich ja einen halben Tag damit zugange, da zu gucken, was wo steht.

Marlen Helms

Da platzt auch der Kopf.

Ulrike Polley

Aber genau deswegen musste ich auch so schmunzeln, gerade bei der Frage: Was ist der beste Kanal oder der beste Weg? Weil ich glaube, den gibt es einfach nicht. Und wir müssen einfach die unterschiedlichsten Kanäle gleichzeitig bespielen und verwenden, weil jeder hat irgendwie andere Wege, sich zu informieren. Ich würde sagen, bei uns ist das auch der Newsletter, weil der einfach, wie gesagt, alle zwei Wochen erscheint, sehr regelmäßig und zu einem festen Rhythmus. Den gibt es auch schon eigentlich seit es die Uni gibt, seit Anfang Mitte der 90er-Jahre. Der ist total etabliert und bekannt und Genau, das ist, glaube ich, immer noch der Hauptweg, über den sich die Beschäftigten informieren. Unser Intranet ist seit einem Jahr jetzt live und dann mache ich dann auch mehr tagesaktuellere Sachen und der Newsletter ist dann hinten dran, sozusagen. Und das etabliert sich jetzt auch immer mehr, dass da eben die Infos tagesaktueller kommen. Und mit den ganz wichtigen Themen, die auch wirklich alle erreichen müssen, wenn es dann auch irgendwelche Personalsachen betrifft und so, dann verschicken wir auch Rundmails an alle, einfach weil es dann auch noch mal verbindlicher ist, wenn jeder das als Einzel-E-Mail in seinem Postfach hat, noch vom Präsidenten verschickt oder so.

Das sind so die drei wichtigsten Kanäle bei uns. Und ich glaube, das ist im Übrigen auch Uni übergreifend. So sind so die Wege. Ich kann ja mal ein kurzes Insight teilen. Ich habe bei der Tagung vom Bundesverband in diesem Jahr ein Bar-Camp gemacht zum Thema Newsletter und hatte so eine Mentimeter-Umfrage gemacht, wo dann die 60, 70 Leute im Raum mit ihrem Handy mit abstimmen konnten. Und da hatte ich auch abgefragt: „Welche sind eure wichtigsten Kanäle für die interne Kommunikation? Und Platz eins, zwei, drei waren „Rundmails, „Internet, „Newsletter.

Ina Teloudis

Interessant. Also ich weiß nicht, Marlen, das weißt du wahrscheinlich besser. Also wenn ich höre interne Kommunikation , dann ist es natürlich einmal das Sender-Empfänger-Prinzip. Sender ist klar, das Unternehmen oder die Institution. Empfänger sind die Mitarbeitenden, Studierenden, wie auch immer. Was ist denn mit andersherum, wenn man Feedback geben möchte, Beteiligung, wie spielt ihr das Thema?

Marlen Helms

Ja, da dreht sich das ja dann wieder mit Sender und Empfänger. Also bei uns ist es ja auch wirklich so, das Feedback wird sehr hochgehalten. Also es ist total wichtig, dass Feedback gegeben wird. Wir haben da auch verschiedenste Möglichkeiten, Feedback zu geben. Und wir versuchen das auch immer irgendwie umzusetzen und direkt in die Kommunikation halt auch wieder zu gehen und vielleicht auch mit dem oder derjenigen dann auch zu sprechen und sagen: „Okay, kannst du mir das noch mal kurz aufdröseln? Oder ein ganz wichtiger Aspekt sind bei uns auch die Teammanager:Innen, dass sie da auch so ein bisschen den Flurfunk auch einfangen. Also Flurfunk ist bei uns zum Beispiel auch ein Riesenthema.

Ina Teloudis

Stimmt, ganz wichtiger Kommunikationsweg für die interne Kommunikation der Flurfunk, unser wichtigstes Tool.

Marlen Helms

Wie ist das bei euch, Katrin? Wie geht ihr mit so was um?

Katrin Koster

Das ist total wesentlich. Also das ist auch wirklich so, na ja, das kleine 1X1 von internen Kommunikator:Innen, dass man einfach im Gespräch bleibt. Ich habe jetzt ganz neu etabliert ein Feedback-Formular, wo man wirklich einmal draufklicken kann und sagen kann, ich wünsche mir aber noch was zum Thema XY und das landet dann direkt bei mir, also ganz niedrigschwellig. Und ich gucke natürlich immer mal, was wird gelesen. Also wir tracken die Sachen mit Matomo. Das heißt, ich kann sehen, welche Artikel besonders oft geklickt werden. Unser System, das vielleicht auch noch ganz interessant, mit dem wir das Intranet machen, das ist gekoppelt an die Webseite, ist Typo 3. Und ja, im Gespräch bleiben. Ich nutze das total oft, wenn ich irgendwo auf dem Campus auch Termine habe oder so, dass ich am Ende immer sage: „Liebe Leute, fehlt euch eigentlich was? Was nehmt ihr wahr im Internet? Gefällt euch der Newsletter? Was fehlt? Und das ist sogar so, wenn Leute bei mir irgendwas machen. Ich hatte neulich Leute, die haben die elektrischen Geräte gemessen. Das muss ja immer einmal überprüft werden und dann habe ich gesagt: „Liebe Leute, interne Kommunikation, was nehmt ihr wahr? Also, solche Anlässe finde ich immer ganz wichtig.

Und dann gibt es aus der Abteilung Universitätsentwicklung seit Neuestem die Lunch-Lotterie. Das heißt, man wird mit bis dato unbekannten Personen gematcht und geht dann in die Mittagspause. Und solche Sachen sind auch Gold wert, einfach da zu gucken: „Wie arbeiten die anderen? Was treiben die für Fragen um? Und so.

Marlen Helms

Gehen die dann einfach ins Gespräch rein oder gibst du dann vielleicht schon so drei Impulsfragen mit: „Hey, darüber könntet ihr euch unterhalten? Wie läuft so was ab?

Katrin Koster

Wie gesagt, das ist nicht mein Tool, sondern ich gehe als Teilnehmerin zu dieser Lunch-Lotterie hin und gucke, mit wem ich zusammengewürfelt wurde. Und dann gucke ich … Genau, man unterhält sich über alles Mögliche, was bei den Leuten so auf dem Tisch liegt, und dann nutze ich die Chance natürlich auch, zu fragen: Was kommt eigentlich an von dem, was ich mache?

Ina Teloudis

Neben den ganzen Zahlen, die Matomo ausspuckt, finde ich auch wichtig, tatsächlich auch dieses persönliche Feedback zu haben. Ich weiß, Zahlen sind alles in unserer Welt, natürlich. Zahlen sind ganz wichtig und trotzdem ist es das persönliche Gespräch, dass sie sich in die Augen gucken und sagen: „So, jetzt sag mal wirklich ehrlich. Was denkst du? Warum denkst du das? Und was gefällt dir am Newsletter beispielsweise? Ulrike, wie ist es bei dir?

Ulrike Polley

Ich fand das jetzt auf jeden Fall gerade eine richtig schöne Idee, einfach so am Ende von einem Gespräch so was mal mit einzubringen. Das merke ich mir vielleicht. Das ergibt sich manchmal bei mir auch. Manchmal geben mir auch Leute einfach Feedback, weil sie wissen, ich bin diejenige, die den Newsletter macht vor allem. Und dann kriege ich schon auch manchmal so mündliches Feedback oder auch mal per Mail irgendwie schreibt jemand was. Oft sind das dann auch negative Sachen, wenn jemand was fehlt oder so. Institutionalisierte Feedback-Wege haben wir nicht so richtig. Ich gucke auch immer dann, was sind so die Themen gerade? Also wir sind seit längerer Zeit schon in einem größeren Reformprozess drin und ich gucke dann auch immer, dass ich immer mal wieder auch bei der Hochschulleitung dann den Impuls setze: „Es ist wichtig, dass wir auch vor Ort Termine machen. Und wir machen das auch, einmal im Semester mindestens eben eine Uniweite Veranstaltung, dass es eben auch die Möglichkeit gibt, Feedback zu geben direkt an die Hochschulleitung. Und eben, genau, so gucke ich nach jedem Thema, was ich intern kommuniziere, ist das Eins, wo es viel Gesprächsbedarf gibt. Dann sollte man wirklich gucken, ob man dann auch einen Termin vor Ort anbietet auf dem Campus, ins Gespräch zu kommen, weil wir eben zum Beispiel kein Social Intranet haben, wo man sowas vielleicht loswerden könnte.

Aber Klammer auf, Unis, die das haben, da wird das meistens auch nicht so regelgenutzt.

Ina Teloudis

Das ist natürlich auch eine große Hemmschwelle, vielleicht auch, zu so einem Termin zu gehen und zu sagen: „So”! Also so ein Formular, wie Katrin gerade sagt, der ist vielleicht dann irgendwie auch mal schneller ausgefüllt.

Marlen Helms

Ja, das stimmt. Aber bei uns sind es nämlich die Coffee Dates. Finde ich auch total schön. Die sind fünf bis 15 Minuten auch nur lang und laufen auch bei uns über die HR-Abteilung und das finde ich total schön und da sich wirklich dieses Feedback einzuholen. Aber da machen wir nämlich, deswegen hatte ich vorhin nach diesen Impulsfragen gefragt, wir versuchen da schon so, erst mal natürlich: Wie geht es dir? Bist du happy bei uns? Sag mal ungefähr, stört dich irgendwas? Also das sind dann so diese Sachen, die ich dann so los schicke.

Katrin Koster

Ich glaube, da gibt es auch eine Menge Formate, auch von verschiedenen Abteilungen, wie so einen Wissenschafts-Lunch, wo man dann mal kurz, ja auch, oder für Post-Docs sich aufschlauen kann. Also da gibt es einiges. Und das, was ihr gesagt habt, es muss nahbar sein. Da habe ich ein Beispiel, was nicht gut funktioniert hat. Wir hatten so offene Donnerstage, wo man in einem … Wir haben so ein paar Räume, die sind so ein bisschen Lounge-iger gestaltet, immer eine Person der Hochschulleitung einfach antraf und egal wer wollte, konnte da hinkommen, gab was zu trinken und man konnte sich ganz offen unterhalten. Das war ein schönes Format, wurde aber nicht so angenommen, wie wir dachten. Wahrscheinlich, weil man da hingehen musste und das war im Rektoratsgebäude und so weiter. Ich habe was gehört, ich glaube, es ist die Uni Hamburg gewesen, die haben so einen Coffee Bike auch. Und das steht an verschiedenen Stellen auf dem Campus und das geht richtig gut. Da steht man halt, läuft vorbei, kann sich irgendwie einen Kaffee nehmen, eine Runde ins Gespräch kommen und ich glaube, das ist wirklich nahbarer.

Marlen Helms

Also mir fällt da nämlich auch was ein, was bei uns auch nicht funktioniert hat auf lange Sicht, so was Ähnliches, Katrin. Und zwar, einmal hatten wir das Open Mic. Das haben wir damals angefangen, ich glaube, vor Corona war das, und das ist dann irgendwann eingeschlafen. Es war auch voll das coole Format. Es hat total Spaß gemacht. Man konnte reingehen und sich zu einem bestimmten Thema einfach unterhalten. Und es gab natürlich immer, ich sage mal, diese fünf Leute, die da ja redeführend waren. Und irgendwann kamen die dann nicht mehr und dann wurde es relativ still. Und dann kamen 20 Leute rein und keiner sagte was und dann stand ich da und sagte: „Möchtet ihr darüber reden? Nein, wir wollten nur zuhören. „Ah ja? Gut, dann müsste ich mir einmal überlegen, wie ich dieses Format irgendwie anders mache und dann ist es gestorben, leider. Und was Ina jetzt gerade meinte mit dem AUA-Formular: Wir hatten oder haben es immer noch. Also es lebt im Hintergrund, im Wald.

Ina Teloudis

Du musst es, glaube ich, einmal erklären.

Marlen Helms

Genau, ja. Okay, sehr gerne. Und zwar das AUA-Formular. Das heißt „ask us anything”. Und da kann jeder einfach darauf zugreifen und irgendwas fragen, was ihm so auf dem Herzen liegt. Und wir, das heißt Geschäftsführung und/oder HR, beantworten das dann. Im Fall im Update-Meeting, welches wir auch haben. Das ist einmal im Monat und auch das wurde leider nicht gut gelebt, aber von beiden Seiten tatsächlich. Also da kann ich niemandem den schwarzen Peter irgendwie zuschieben. Das war wirklich von uns, also in GF/HR-Richtung nicht gut gelebt und auch die Mitarbeiter, ich glaube, zwei Leute haben das genutzt und das war immer ein bisschen schade. Habt ihr auch so was, wo ihr sagt: „Oh Gott, ja, das gibt es ja noch, Mist?

Ulrike Polley

Also was ich noch gerade gedacht habe, ist es … Also manche Beschäftige sagen, sie wünschen sich irgendwie, die ist das, bestimmte Formate oder so, aber das sind dann nicht die gleichen, die vielleicht auch irgendwo hingehen oder wenn man was anbietet, dann geht keiner hin. Aber ich glaube, das ist total normal. Für mich ist interne Kommunikation mein Job, aber für die anderen läuft das ja nur so nebenbei, sozusagen. Und man muss sich die Zeit nehmen, irgendwo hinzugehen, zum Beispiel. Unser Präsident hatte zum Beispiel letztes Semester auch angeboten, einmal im Monat eine Sprechstunde zu unserem großen Reformprozess, wenn da jemand Gesprächsbedarf hat, Ideen hat oder so. Und da ist zu manchen Sprechstunden auch niemand gekommen. Aber ich würde dann nicht sofort sagen: „Oh, das ist total gescheitert oder so. Es kann ja ganz viele Gründe haben, warum da niemand hinkommt. Habe keine Zeit gehabt, gerade nicht auf dem Schirm gehabt. Deswegen würde ich nicht aufhören, so eine Formate anzubieten, sondern immer mal wieder, vielleicht auch mit einem bisschen anderem Dreh oder so, auch wenn es große Personalversammlungen gibt. Da sitzen dann, keine Ahnung, 200, 300 Leute in einem Raum und es sind ja dann trotzdem immer nur drei, vier, fünf Leute, die meistens auch die gleichen, die dann Fragen stellen.

Aber es ist ja trotzdem für alle wertvoll, das dann zu hören, was da auch andere fragen. Und eben dieses Phänomen, die meisten sind nur da zum Zuhören, klar, das ist irgendwie überall so, glaube ich, aber das ist ja per se auch nichts Schlechtes oder so.

Ina Teloudis

Ich finde ja auch, du kommunizierst ja auch einfach mit diesem Angebot, kommunizierst du ja etwas sehr Wichtiges, nämlich wir sind jederzeit ansprechbar für Feedback und die Tür ist offen. Also nur weil keiner das Aua-Formular ausfüllt, heißt ja nicht, dass es nicht alle sehen, dass es das gibt.

Katrin Koster

Ja, ganz wichtig. Ja, die Erfahrung mache ich auch. Und es gibt ja auch, wie ich gerade sagte, von den einzelnen Institutionen, der Personalrat hat auch so offene Sprechstunden, wo man hinkommen kann und so weiter, so je nachdem, wer was sucht, dass man einfach diese Möglichkeiten bereithält. Das ist ganz wichtig. Was ich noch als schönes Beispiel bringen kann unter der Rubrik Vermischtes, da habe ich länger daran gesessen, ist, dass ich ein schwarzes Brett etabliert habe oder beziehungsweise Kleinanzeigen heißt es bei uns, weil ich mir auch gedacht habe, dass es gut ist, wenn die Menschen untereinander ins Gespräch kommen und sich austauschen über verschiedene Dinge, die sie nicht mehr brauchen oder die sie suchen. Es wurde immer mal gefragt, ob wir sowas anbieten können. Und das ist wirklich was, was gut genutzt wird jetzt. Das läuft bei uns über Konfluenz, da kann man eine Anzeige aufgeben und das ist wesentlich einfacher, als über die altbekannten Kleinanzeigen, wo man dann letzte Preis und solche Nachrichten bekommt, das auf dem Campus einfach mitzunehmen und dann auch da andere Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Also so was sehe ich auch im weiteren Kreis als interne Kommunikation, weil wir eben damit die Menschen untereinander vernetzen.

Ina Teloudis

Spannender Spirit dann auch. Also das zahlt ja auch so viele Sachen ein, wie Gemeinschaft, Nachhaltigkeit und so, Gemeinschaftsgefühl und so. Ja, natürlich ist das interne Kommunikation absolut.

Ulrike Polley

So was kriege ich auch manchmal für Newsletter. Und je nachdem, was es dann ist, wenn es zu persönlich ist, würde ich es nicht mit reinnehmen. Aber manchmal nehme ich auch so eine von Mitarbeitern für Mitarbeitern, so eine Geschichte mit rein.

Ina Teloudis

Ja. Ist auch schön, wenn die Mitarbeitenden zuerst an ihre Kolleginnen und Kollegen denken. Jetzt habt ihr beide ja, also Ulrike und Katrin, noch wesentlich mehr Einblick als das, was ihr selber bei euch so erlebt. Denn, Ulrike, du bist Sprecherin von der IQ interne Kommunikation im Bundesverband Hochschulkommunikation. Was genau macht ihr da? Ich glaube, das müssen wir einmal kurz ausrollen. Was macht ihr in der IQ? Für alle, die es vielleicht nicht wissen sollten.

Ulrike Polley

Also diese IQs, da gibt es ja mehrere im Bundesverband. Das heißt ja, Initiative Qualität in der Hochschulkommunikation. Genau, im Grunde ist es wie so eine Art Arbeitsgruppe zu eben den verschiedensten Themen, bei uns in dem Fall eben interne Kommunikation. Die Gruppe hat sich Anfang 2020 gegründet. Das war so kurz vor Corona und dann sollte es ein Gründungstreffen geben und das konnte dann vor Ort nicht stattfinden. Dann lief alles online an. Genau, und da haben wir uns zu Beginn so verschiedene Handlungsfelder überlegt, auf denen wir uns vernetzen wollen und an denen wir arbeiten wollen. Das war Intranet, Konzept, Newsletter und digitale Begegnungsformate. Es war Anfang Corona, da wollten alle über digitale Begegnungsformate reden. Ja, wir sind aktuell rund 50 Mitglieder in der IQ. Ich würde mal so sagen, vielleicht 20, die auch wirklich regelmäßig aktiv sind und andere, die dann nur mitlesen Ja, so wie wir es gerade schon als Thema hatten. Aber das ist ja, wie gesagt, überhaupt nichts Verwerfliches. Ich habe Anfang 2023 die Koordination übernommen und wir haben dann die Zeit auch genutzt, uns in der Gruppe ein bisschen neu zu orientieren zu Formaten und Themen, an denen wir arbeiten wollen, und haben festgestellt, unser Schwerpunkt soll sein kollegialer Austausch.

Ulrike Polley

Und das tun wir vor allem eben einerseits per E-Mail. Wir haben einen eigenen Verteiler auch. Das ist manchmal vielleicht ganz praktisch, wenn man nicht über den gesamten Bundesverbandsverteiler Fragen stellen möchte, sondern weiß, hier ist eine Gruppe, das sind 50 Leute und ich kenne auch viele Gesichter. Dann kann ich die Frage auch mal irgendwie anders stellen, eine kollegiale Frage zu irgendeinem Thema. Und dann haben wir so ein-bis zweimal im Semester Online-Meetings in unserer kleinen Gruppe. Das sind mal 5, 6, 7 Leute, mal sind es 25, 30 Leute, je nach Thema. Und dann treffen wir uns eine Stunde lang zu einem Fokusthema, Input 10, 15 Minuten von jemanden oder zwei Leuten, die aus ihrer Perspektive von ihrer Uni oder Hochschule eben Best Practice zum Beispiel mitbringen und dann Fragerunde oder Austauschrunde. Die Arbeit in der EQ ist im Prinzip Open Source Wissen. Man muss das Rad nicht immer von Neuem erfinden, sondern das Wissen ist da und wir teilen das halt. Also es ist Open Source Wissen. Und ja, das lebt natürlich von den Themen, die von der Gruppe rein getragen werden. Da hatten wir zuletzt zum Beispiel, fand ich, total spannend, das Thema Chatbot im Intranet als ergänzende Suchfunktion im Grunde.

Seitdem ist das bei uns an der Uni jetzt auch Thema. Also ich bin gespannt, wie es weitergeht. Dann ist natürlich ganz groß das Thema auch Dauerbrenner Intranet, sage ich mal. Also das ist wirklich natürlich seit Jahren bei uns in der IQ ein großes Thema und es gibt auch eine eigene Unter AGs dazu, die von der Kollegin von der TU Dresden geleitet wird. Die treffen sich auch zwei bis dreimal im Semester, würde ich sagen, und tauschen sich aus, nur zum Thema Intranet
Ina Teloudis
Katrin, du bist da ja auch mit drin, richtig?

Katrin Koster

Genau, ich bin bei beiden Gruppen, wenn es sich zeitlich einrichten lässt, dabei.

Ina Teloudis

Was ziehst du da für dich raus? Ist das so dein Update zum Thema oder ist es mehr als das?

Katrin Koster

Es ist mehr als das. Also ich bin in der Teilzeitstelle alleine in der internen Kommunikation. Ich habe super Kolleginnen und Kollegen in der externen Kommunikation. Das geht natürlich Hand in Hand und auch mit dem Social-Media-Team. Aber die beiden Gruppen, das ist noch mal ja, sehr motivierend und teilweise auch beruhigend, dass man einfach merkt: „Mensch, die anderen treiben die ähnliche Fragen oder die haben das so und so gelöst. Oder es ist natürlich auch schön, wenn man erzählen kann, was man selbst auf den Weg gebracht hat und da noch mal so ein bisschen Feedback bekommt. Und das ist wirklich sehr auf Augenhöhe, sehr angenehme Gruppen beides. Und auch die Schlagzahl, wie oft man sich sieht, das ist wirklich nicht zu viel und nicht zu wenig. Also schätze ich sehr auch den E-Mail-Kontakt, wenn mal was ist, im kleineren Rahmen dann.

Ina Teloudis

Jetzt habt ihr es gerade schon so ein bisschen angerissen. Wir wollen jetzt nochmal so ein bisschen nach vorne gucken: Wie verändert sich interne Kommunikation aktuell? Also das mit dem Chatbot, das ist natürlich eine heiße Nummer, Chatbot im Intranet. Ich weiß, wir bei Manderin haben auch ein sehr, sehr, sehr, sehr, sehr umfangreiches, in 25 Jahren gewachsenes Intranet. Und da wäre so ein Chatbot manchmal gar nicht doof, der mir sofort hilft und sagt: „Wo finde ich was und mich an die Hand nimmt. Gibt es noch so andere Meilenstein-Themen, die ihr vor euch herschiebt und sagt, das kommt jetzt, da sind wir dran, da müssen wir ran?

Ulrike Polley

Ja, na ja, in der internen Kommunikation … Also Katrin hat es gesagt, wir sind ja an den meisten Unis, Hochschulen Einzelkämpferinnen im Grunde. Deswegen ist der Austausch ja über die Unis hinweg auch so wichtig. An vielen gibt es nicht mal eine Stelle oder eine halbe Stelle für interne Kommunikation. Manchmal gibt es auch nur Person überhaupt für Kommunikation und die macht dann interne Kommunikation nebenbei. Und das ist also ein Thema, was an vielen Hochschulen auch noch aufgebaut wird gerade. Und deswegen sind das gar nicht so die krassen Zukunftsthemen, die wir besprechen eigentlich in den IQs, sondern ganz oft sind es Basics, Intranet oder Newslettern oder Rundmail. Das klingt total banal, aber auch das sollte strukturiert aufgebaut sein und damit man es sinnvoll nutzen kann. Deswegen sind das, glaube ich, gar nicht so die krassen Zukunftsthemen. Was ich gerade so sehe noch als Erweiterung, was auch mit KI gekommen ist, ist bei uns Übersetzung, halbautomatische Übersetzung. Durch KI, wir haben mit unserem Intranet Relaunch oder Relaunch der Webseite eine DeepL-Schnittstelle mit eingebaut, wo wir eben die Seiten im Prinzip automatisch übersetzen lassen können, aber eben noch mal drüberschauen über alles auch. Also muss man nicht, kann man auch einfach online stellen, aber natürlich hat man den Anspruch, alles noch mal anzugucken.

Manchmal macht die KI ja auch Quatsch. Und das hat bei mir jetzt dazu geführt, dass tatsächlich alles, was ich im Intranet einstelle, für die Beschäftigten, ich auch ins Englische übersetze. Und das war vorher nicht der Fall. Und klar, jetzt kann man sagen, wenn man an einer deutschen Hochschule arbeitet, dann muss man zu einem gewissen Grad auch Deutsch sprechen können. Aber ich finde es irgendwie einen netten Service für die Beschäftigten, die eben keine Muttersprache sind, das auch mit anzubieten. Und das ist tatsächlich eine große Veränderung, die KI gebracht hat.

Katrin Koster

Ihr seid ja auch sehr grenznah und das wäre tatsächlich auch ein Punkt, den ich gebracht hätte jetzt. Dieses Internationale denken wir einfach viel, viel mehr mit. Bei mir ist es noch nicht so, dass ich alles zweisprachig an News habe, aber das Intranet, die Hauptseiten sind zweisprachig und wir haben – das ist auch was, was du angesprochen hast, Ulrike – eine Stichwortsuche, die wirklich ausgefeilt ist, damit man zu den Formularen kommt, die man sucht, et cetera, oder zu den Ansprechpersonen. Das ist ganz, ganz wichtig und vielleicht noch ergänzend, weil für manche, die nicht im Thema sind, ist es so wie: „Newsletter ist ein Thema, Newsletter tool ist ein Thema. Es ist so, dass IT-Sicherheit und auch Datenschutz eine riesige Rolle spielen an Unis und wir deshalb nicht einfach irgendein Tool nehmen können, sondern da müssen wir echt gucken, was geht überhaupt? Wir dürfen alle anmailen, die eine Uni-Adresse haben. Das ist super. Da muss man sich nicht anmelden für unseren Newsletter, aber man muss halt gucken, dass da nicht tausend getrackte Links zum Beispiel drin sind und so weiter. Das sind alles Themen. Und was ich so sehe in der Zukunft, wenn ich da das ergänzen darf: Wenn dann alles steht, was bei mir jetzt zum Glück der Fall ist, dass das Intranet läuft, das alles sieht vernünftig aus, ansprechend etc, dann kann man die schönen Blümchen entwickeln, die die weitere Wiese schmücken, indem man neue Formate entwickelt, also indem man auch Personen vorstellt, außerhalb der tagesaktuellen News.

Ich habe jetzt eine neue Serie, die heißt Kurios und nahe, ein bisschen angelehnt an kurz und klar. Das ist so ein Interview Format, drei Fragen. Und bei Kurios und nah, da habe ich jetzt zum Beispiel unseren Reviergärtner vorgestellt. Er ist im Botanischen Garten, der gehört nämlich auch zu unserem Campus direkt nebenan und er macht elektronische Musik. Und seit 2013, also hobby-mäßig, vertont er Wissenschaftsvideos der NASA. Und solche Beiträge werden super gerne gelesen, da wirst du drauf angesprochen und so. Und das ist dann das iTüpfelchen. Wenn man da dann irgendwann Zeit für hat, weil die anderen Sachen laufen, das ist der große Spaß.

Ina Teloudis

Ich sehe eine Schnittstelle zu Social Media an der Stelle, weil das ist natürlich auch extern durchaus relevant, der Musikus.

Katrin Koster

Wurde dann auch von den Medien gut aufgegriffen, aber ist in der internen Kommunikation entstanden. Und ganz ehrlich, ihr habt das ja auch. Man hat dann echt Leute, die man nur von der Arbeitsebene kennt und dann stellt man plötzlich fest, okay, die hat noch ganz andere Expertise und das vorzustellen ist natürlich wunderschön.

Marlen Helms

Wenn du gerade so von dieser Blumenwiese sprichst, was ist denn so das, was ihr … Das ist eine total schöne Metapher, irgendwie. Was ist denn das, was ihr euch so wünscht für die interne Kommunikation an Hochschulen? Was wäre so euer … ?

Ina Teloudis

Mehr Budget vielleicht?

Marlen Helms

Euer glitzerendes Einhorn auf der Blumenwiese?

Ulrike Polley

Ja, also ich Ich würde gerne noch mal … Ich war noch im Gedanken noch einen halben Schritt gerade davor, weil Katrin hat einen wichtigen Punkt angesprochen mit dem Datenschutz jetzt. Das ist ein Beispiel. Also ich finde, die Übertragbarkeit von Best Practices in der internen Kommunikation in öffentlichen Einrichtungen, ist ein schwieriges Thema, weil was ich immer wieder feststelle im Austausch innerhalb der IQ auch, wenn die Kolleginnen von den unterschiedlichen Hochschulen erzählen, es gibt total unterschiedliche Voraussetzungen und Gegebenheiten. An jeder Uni, an jeder Hochschule ist es irgendwie anders. Das fängt an beim Stellenwert, den die interne Kommunikation innerhalb der Hochschule hat, in der Hochschulleitung hat, vor allem auch. Es geht weiter mit dem Datenschutz, ist der locker oder strikt. Personalräte wollen die mehr oder weniger Mitbestimmung? Wie ist die Kommunikationskultur allgemein und vor allem, wie sind die Ressourcen, sind die überhaupt da für interne Kommunikation? Und ich höre das total oft auf der Bundestagung jetzt zum Beispiel auch wieder von Kolleginnen: „Wir haben gar keine Ressourcen für interne Kommunikation. Und deswegen würde ich gar nicht vom Einhorn sprechen, sondern von so banalen Sachen wie Ressourcen für interne Kommunikation. Das war auch eine von meinen Blitz Umfragethemen beim Bar-Camp, wo es eigentlich Newsletter ging.

Da habe ich zum Schluss Wir haben doch gefragt: „Schreibt doch mal auf hier in Mentimeter, was sind denn derzeit eure größten Baustellen? Da haben viele geschrieben: „Ressourcen.

Katrin Koster

Ja, das heißt, mehr Geld dann eher für personelle Ressourcen. Ich muss jetzt sagen, mehr Geld für, was weiß ich, Werbeartikel fürs Intranet oder so, ja, auch schön. Aber erst mal ist wirklich tatsächlich, dass man diese ganzen Ideen dann auch auf die Straße bekommt oder auf die Wiese, die Blüten.

Ina Teloudis

Und nachhalten kann dann auch, ne?

Ulrike Polley

Genau, weil wenn man die Sachen hingestellt hat, dann ist ja die Arbeit nicht vorbei.

Katrin Koster

Um auf deine Frage zu antworten, Zukunft der internen Kommunikation. Es ist  wirklich sehr simpel. Was ich mir wünsche, ist, dass die Menschen, für die ich Dinge schreibe, Texte schreibe, dass sie sich da auch wiederfinden, dass das ihren Alltag erleichtert, dass sie manchmal vielleicht auch einen Schmunzelmoment haben, ganz viele Aha-Momente. Also, dass ich nicht einfach in einen blauen Dunst schreibe, sondern dass die Blüten dann auch eingesammelt werden und zu einem schönen Blumenstrauß werden.

Ina Teloudis

Ist das schon unser Schlusswort? Ich glaube, ja, oder?

Marlen Helms

Das hörte sich total toll an.

Katrin Koster

Es ist leicht mit euch. Es ist so nett.

Ina Teloudis

Vielen lieben Dank, dass ihr euch ein bisschen Zeit genommen habt und offen gesprochen habt und uns ein bisschen in eure Welt mitgenommen habt. Danke schön.

Ulrike Polley

Vielen Dank. Danke für die Einladung.

Katrin Koster

War wirklich eine sehr angenehme Stimmung hier. Danke euch.

Ulrike Polley

Ja, fand ich auch.

Ina Teloudis

Das war unser Blick auf das Thema interne Kommunikation. Marlene, wenn ich dich mal bitten darf, hol doch mal kurz einen Kompass raus. Was sind so deine Main Take-Aways jetzt nach dem Gespräch?

Marlen Helms

Ja, sehr gerne. Also was nehme ich auf jeden Fall mit? Für mich ist ganz wichtig: Nicht aufgeben. Also wenn etwas nicht gleich klappt, dann stecken wir nicht den Kopf in sondern probieren es vielleicht auf eine andere Art, schrauben ein bisschen daran rum und probieren es einfach weiter. Manchmal brauchen Dinge einfach ein bisschen länger. Das zweite, was ich, denke ich, mitnehme, ist, interne Kommunikation ist definitiv Beziehungsarbeit . Also es geht immer um einen Austausch, es geht immer Empathie, dem anderen auch entgegenzubringen und auf verschiedene Arten, vielleicht auch zu kommunizieren, auf Menschen zugestrickt. Wir haben über Feedback gesprochen. Feedback ist definitiv kein Risiko. Feedback ist total wichtig, auch Sachen zu verbessern oder Wünsche anzunehmen und auszuarbeiten. Also ich sehe es da erst als Chance. Und auch der Punkt, Erfolg ist auch irgendwie, wenn Menschen sagen: „Ich weiß, was passiert, ich weiß, was läuft und ich weiß auch einfach, wo ich hingehen kann. Ich weiß, wer mein Ansprechpartner ist oder meine Ansprechpartnerin ist. Und da bin ich richtig. Ich kann eine E-Mail hinschreiben, egal auf welchem Weg. Das wird direkt angenommen. Die Tür ist offen. Die Tür ist offen, ganz genau.

Ina Teloudis

Ja, das war Folge 7 von Inside Hochschulkommunikation, von ExpertInnen für ExpertInnen. Alles rund Kommunikation, PR, Marketing und Digitalisierung an Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Powered by Bundesverband Hochschulkommunikation und Mandarin EDU Und wer Feedback hat, Fragen hat, Anregungen, auch bei uns ist die Tür natürlich offen. Also schreibt uns gern alle Infos, wie immer, in den Shownotes. Und wenn euch diese Folge gefallen hat, dann bewertet uns gerne, teilt sie in euren Netzwerken und vielen Dank fürs Zuhören.