Folge 26 – Organigramm vs. User Journey Website-Relaunch an Hochschulen

Was muss auf die Startseite, wohin mit hunderten dezentralen Seiten und brauchen wir ein Archiv?

Ein Website-Relaunch an der Hochschule ist selten nur ein technisches Update. Wer Hunderte von Standalone-Instanzen zu einer nutzerzentrierten Plattform vereinen will, stößt unweigerlich einen massiven Change-Prozess an, der die Identität der gesamten Institution berührt.

In Folge 26 von Inside Hochschulkommunikation blicken wir tief in den Maschinenraum eines solchen Projekts.

Die Stimmen der Folge: Silke Sauer (Chief Brand Officer, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg), Sven Ellerbrock (Leitung Digitale Kommunikation, Humboldt-Universität zu Berlin) und Andrea Dahlke (Website- Projektmanagerin, MANDARIN EDU).

Wir diskutieren, warum ein erfolgreicher Website relaunch mehr braucht als ein monetäres Budget und niemals als Nebenjob funktioniert. Unsere Gäste teilen ihre Erfahrungen, wie sie Design und Technik getrennt ausgeschrieben haben, smarte Projektmanagement-Tools etablieren konnten und ab wann gut gemeinte Beratung in verbindliche Leitplanken übergehen muss.

Eine Folge voller Praxisbeispiele, ehrlicher Learnings und Mut für alle, die digitale Infrastruktur an Hochschulen zukunftssicher aufstellen wollen.

Ina Teloudis

Da sind wir wieder. Herzlich willkommen zu einer neuen frischen Folge von Inside Hochschulkommunikation, dem Insider-Podcast für alle, die PR, Marketing, und Digitalisierung an Hochschulen gemeinsam gestalten, bisschen weiterdenken wollen und vor allem auch sich vernetzen wollen. Ich bin Ina Teloudis und für heute haben wir uns einen ziemlich großen Brocken vorgenommen. Mal gucken, wie viele Schichten wir da heute gemeinsam mit dem Meißel abtragen werden. Ist so ein bisschen— ach, jetzt male ich den Teufel schon an die Wand— ist so ein bisschen Endgegner Projekt der Hochschulkommunikation, nämlich der Website-Relaunch. Wobei wir auch drüber reden müssen, ob dieses Wort überhaupt noch zeitgemäß ist. Ist keine OP am offenen Herzen, ist einer meiner Lieblingssprüche. Trotzdem aber, glaube ich, extrem komplex. Noch mal wichtig vorher zur Eingrenzung: Wir reden heute nicht über ein tolles neues Logo, das Design oder die Brand Strategie. Wir setzen da an, wo Marke und Inhalte eigentlich schon stehen, nämlich im Maschinenraum. Wie steuert man das Projekt? Wie übersteht man die Ausschreibungsphase? Also, die ganzen kleinen fiesen Fragen. Dafür habe ich mir Gäste eingeladen, digital dazugeschaltet, die so OPs schon mehrfach hinter sich gebracht haben.

Patienten leben alle noch. Das ist einmal Silke Sauer von der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, Hallo, Silke! Schön, dass du da bist.

Silke Sauer

Hallo!

Ina Teloudis

Dann ist Sven Ellerbrock dabei von der HU Berlin. Hallo!

Sven Ellerbrock

Hi, danke!

Ina Teloudis

Und Andrea Dahlke, meine Kollegin von Mandarinen aus Schwerin, steuert genau solche Relaunch-Prozesse. Hi, Andrea!

Andrea Dahlke

Hallo!

Ina Teloudis

So, dann macht es mir doch bitte einmal einfach und macht mal selber den Rundumschlag. Stellt euch einmal vor, damit wir wissen, wer seid ihr? Woher kommt ihr? Was ist euer Daily Business und was ist der Bezug zum Thema? Silke, willst du anfangen? Ich spoiler mal. Darf ich spoilern? Du bist im Urlaub gerade, ne? Ja. Also nicht irgendwie in Erlangen, Nürnberg da unterwegs, sondern wo war das? In Dänemark bist du, ne?

Silke Sauer

Genau, in Dänemark, ganz oben an der Küste.

Ina Teloudis

Also schön, dass du dir trotzdem Zeit genommen hast. Mach mal einmal den Rundumschlag.

Silke Sauer

Ja, ich bin Silke, wie Ina schon gesagt hat, Silke Sauer. Ich bin Chief Brand Officer der Friedrich-Alexander-Universität seit mittlerweile 4 Jahren, war vorher aber auch schon an der FAU einige Jahre als Head of Communication and Marketing an der Fakultät. Habe Design studiert und auch Marketing studiert und ja, vorher auch viel in Agenturen gearbeitet, in München und Berlin und jetzt mittlerweile ganz der FAU verschrieben und kümmere mich um die Markensteuerung. Das heißt tatsächlich um alles, was digital oder Print oder wie auch immer, auch Storytelling, was die Marke FAU sozusagen sichtbarer macht, funktionsfähiger macht. Es geht von Culture Positioning bis tatsächlich auch jetzt zum Launch, der deswegen auch Teil meiner Aufgabe ist. Oder jetzt auch war. Wir sind jetzt ja fast durch.

Ina Teloudis

Genau so.

Silke Sauer

Okay.

Ina Teloudis

Dankeschön. Sven, magst du gleich anschließen?

Sven Ellerbrock

Ja, gerne. Sven Ellerbrock. Ich leite ein kleines Team für digitale Kommunikation an der Humboldt-Universität, habe Kultur- und Medienwissenschaften ganz im Norden, nicht weit entfernt von Dänemark, studiert, in Flensburg. Bin dann nach Berlin gegangen, habe an einem anderen Institut der Humboldt-Universität quasi meine berufliche Karriere gestartet, was ganz spannend ist, weil es eine Ausgründung ist, die sich mit Organisationsentwicklung, Coaching, Personal und Usability und User Experience beschäftigen. Also ganz viel Schnittstellenthemen, die ich dann später wieder sehen durfte. Genau, bin dann in ganz anderes Wasser gehüpft, erst mal zu dem größten kommunalen Krankenhauskonzern Deutschlands, Vivantes. Habe da die Projektleitung übernommen für den Website-Relaunch. Das war also ein Riesenprojekt und ich dachte immer, ich bekomme gar kein komplexeres Projekt mehr auf den Tisch und bin dann aber an die Humboldt-Universität gegangen. Genau. Und leite eben hier die digitale Kommunikation, war vorher aber auch in der internen Kommunikation, habe mich mit Social-Intranet-Plattformen auseinandergesetzt. Das zu meinem Background vielleicht erst mal.

Ina Teloudis

Okay. So, Andrea, mach den Sack zu, bitte.

Andrea Dahlke

Ja, ich bin Andrea. Ich bin Projektmanagerin bei Mandarinen, bin quasi die Schnittstelle zwischen Agentur und Kunde und habe schon einige Website-Relaunches Relaunches begleitet. Das heißt, ich bin meist die erste Anlaufstelle, wenn der Kunde kommt, und ich bin auch die, die am Ende das Projekt dann final übergibt und mache das jetzt seit knapp 20 Jahren. Und ja, also habe schon einiges mitgemacht bei solchen Relaunchen, von lief total super, lief super gut durch, bis hin zu okay, da müssen wir jetzt gucken, wie wir die Kuh vom Eis kriegen.

Ina Teloudis

Habt ihr gesagt, ihr seid jetzt gerade durch?

Sven Ellerbrock

Nee, wir sind mittendrin.

Ina Teloudis

Ihr seid auch noch mittendrin?

Silke Sauer

Ja, wir sind tatsächlich, ja, ich würde sagen, wir sind gerade durch.

Ina Teloudis

Fühlt sich noch nicht so an, aber ihr seid schon durch. Wenn ihr einmal den Relaunch-Prozess mit einem Wort oder 2, 3 Worten zusammenfassen müsstet, welche wären das?

Sven Ellerbrock

Also, unser Prozess, da wäre der Begriff, den ich wählen würde, auf jeden Fall mehrstufig, weil das ist die Basis. Das ist immer wieder der, bei aller Agilität und allen klassischen Projektphasen, die man hat. Wir müssen uns immer wieder auf die Stufen auch beziehen. Also, es fühlte sich kurz ein bisschen an, als hätten wir es auch hinter uns gebracht, aber es war nur die erste Stufe. Es war aber trotzdem ein großer Erfolg, weil es wirklich der erste sogenannte Relaunch nach langer, langer, langer, langer Zeit war an der Humboldt-Universität. Und Projektphase 2 und 3 sind der Rollout. Das heißt, wir haben im Grunde die Basis gelegt, technisch, gestalterisch, vor allen Dingen auch konzeptionell und inhaltlich, uns aber erst mal nur auf die Kernbereiche der Humboldt-Universität bezogen, also die Selbstdarstellung von Forschung und Lehre und natürlich alles, was werdende Studierende und aktuelle Studierende brauchen. Das sind so die inhaltlichen Themen, die wir behandelt haben, und jetzt der Rollout, da geht's in die Dezentrale, da wird's auf jeden Fall noch mal dezidiert anders, individuell, und Schritt für Schritt werden wir auch technisch ausbauen.

Ina Teloudis

Okay, es waren deutlich mehr als 3 Worte.

Sven Ellerbrock

Hallo, ich dachte, ich darf erklären.

Ina Teloudis

Darfst du natürlich unbedingt. Es ist komplex, ne? Es ist einfach auch komplex. Silke, ihr seid ja fast fertig. Das kriegen wir auch schon fast noch so ein bisschen weise mit der Tendenz zum Stufen- Weise vorgehen?

Silke Sauer

Nee, das ist, was Sven sagt, da sind wir tatsächlich schon durch. Also, wir haben die große, die fau.de, letzten November relaunched. Das war die erste Seite, mit der wir live gegangen sind. Insgesamt sind es 1100 ungefähr, die alle auch tatsächlich hier einzelstehende Websites, also Standalone-Instanzen sind und die wir jetzt tatsächlich seit November bis jetzt in den August rein umgestellt haben in Clustern. Also, wir haben die Fakultäten in Clustern umgestellt. Wir haben nach der großen fau.de und EU, die englische muss ja immer mit, haben wir sozusagen die ReWi umgestellt, dann die Tech. Also, das ist jetzt nacheinander immer. Die hatten immer ungefähr 6 Wochen für die Umstellung. Wir waren mit dem Design im August ungefähr ganz fertig, letztes Jahr im August, und haben dann sozusagen die komplette Content-Migration und die ganzen Anpassungen gemacht und haben, wie gesagt, die FAU.de dann als, ja, unsere größte Testinstanz im Endeffekt, wisst ihr, was ich meine? Also, darauf konnten wir alles, was wir tun wollten, dann auch wirklich direkt umsetzen. Die Fakultäten hatten eine Vorstellung auch. Es war natürlich die ganze Zeit eng begleitet, Also deswegen ist es so ein bisschen tricky. Also das ist ein dreijähriger Prozess. Also wir haben mit Evaluationen angefangen 2023, extrem viel Workshops, ich glaube 170 oder so, also unendliche Sprechstunden und was auch immer, Intranet-Begleitung, immer wieder Workshops, immer wieder Dialoge.

Und nach der Ausschreibung, als wir ins Design gegangen sind, haben wir dann das Design testen lassen. Und wie gesagt, seit August letztes Jahr war das Design da. November sind die großen Seiten live gegangen und dann nacheinander die anderen. Und von diesen 1.100 sind wir jetzt, wie gesagt, Ich glaube, in den letzten 3 oder 4. Wir haben auch extern gehostet. Ich weiß nicht, Sven, vielleicht bei euch auch. Die muss man immer noch mal extra abholen. Die kriegen dann das Design und müssen dann aber auch bewacht werden, ein bisschen. Genau. Aber wenn ich es jetzt mit einem Wort dann sage, das ist halt Infrastructure. Also Website ist eben nicht Rebranding und das ist nicht nur schönes Design oder nettes Logo, sondern ganz anders. Das letztendlich Website shapes Reality. Das ist mein ganzes Zeit. Ich bin auch 25 Jahre, mache ich das schon und habe, wie gesagt, Stuttgarter Zeitung oder auch das Jahr der Energie, das war eigentlich vermutlich eine der größeren Seiten, gemacht damals. Und du veränderst tatsächlich das ganze Unternehmen mit der Website. Deswegen musst du es so gut machen und aber auch so aufmerksam machen. Du musst schauen, was willst du mitnehmen, was willst du löschen?

Silke Sauer

Also dieses Ordnen und im Endeffekt aber auch die Geschichte erzählen lernen. Die beiden Sachen musst du zusammenkriegen und du musst es als Infrastrukturprojekt betrachten. Dann sind 3 Jahre auch nicht mehr so wie soll ich sagen, überraschend, sondern eigentlich verständlich, würde ich sehen. Und in den 3 Jahren hast du ja auch wirklich viel zu tun. Ich meine, von Ausschreibungen bis Designentwicklung und wie auch immer. Genau. Ja, aber für mich ist es Infrastruktur. Die Stufen, die haben wir auch gehabt, ähnlich wie Senaba, die sind jetzt endlich bei uns alle schon durch. Es ist abgeschlossen für uns. Wir haben halt wie immer bei jedem Projekt noch so ein paar Nachkratzer.

Ina Teloudis

So ein bisschen aufräumen. Loose Ends, wie man im Gangstersprech sagt.

Silke Sauer

Ja, genau.

Sven Ellerbrock

Ja, wenn ich kurz anschließen darf, weil Ina hatte es schon so anmoderiert, sie hat es jetzt auch angesprochen. Ich glaube, es ist noch mal ganz wichtig, auch für alle Zuhörerinnen und Zuhörer zu sagen, es ist tatsächlich mehr als ein Relaunch. Weil unter Relaunch verstehen, je nachdem wen du fragst, wird dann technische Überarbeitung verstanden, manchmal auch nur das Design, manchmal beides zusammen. Aber dass man wirklich auch sich selbst und wahrscheinlich auch der Universitätsleitung, weil wir über Zeit- und Ressourcenplanung sprechen, aber auch allen Beteiligten klarzumachen, wir sprechen über verschiedene Gewerke, die hier angefasst werden, die zusammen miteinander Hand in Hand laufen müssen. Konzeption, Gestaltung, technische Infrastruktur, aber vor allen Dingen halt auch der Content, die Inhalte. Und dazu gehört wahrscheinlich auch ganz vorn das große Aufräumen immer. Silke hat es schon erwähnt. Schmerzhafter Prozess für manche.

Silke Sauer

Es ist ein Change-Projekt. Also deswegen, es verändert die Realität, wie die Uni sich sieht und wie die Uni gesehen wird. Und entsprechend muss es auch mit der Sensibilität gemacht werden, andererseits aber auch mit der Klarheit, das wirklich nur noch zu erzählen, was nötig ist und nicht mehr, was alle im Archiv— und ich wollte schon immer mal oben, meine Abteilung ist ganz wichtig und ich muss in der Navigation der Allererste sein. Ich meine, das kennen wir, glaube ich, alle, diese verständlichen Selbstdarstellungen. Also, das ist auch verständlich, gerade in universitären Kontexten, wo das manchmal ja auch mit Ressourcen und so zusammenhängt, ob man auch gesehen wird. Aber genau das ist was, was zentral ist und warum es eben auch ein Change-Projekt ist, weil du da das wirklich aufräumen musst. Und du musst zum Schaufenster werden und Dialograum und nicht einfach nur schön ausschauen. Und dann halt irgendwie steht irgendwelcher Käse drauf, den du nicht brauchst und den die Leute auch gar nicht wissen wollen. Die wollen nicht die Absender kennen, die wollen die Infos, die sie brauchen.

Andrea Dahlke

Also, ich glaube, das ist ein ganz großes Thema, dass man nämlich immer die Zielgruppe im Auge hat und gerade bei allen, die man mit abholen muss, dass man nicht die eigene Darstellung, sondern dass man immer gucken muss, was erwartet die Zielgruppe denn? Und das kann immer so ein Konflikt sein, weil es Abteilungen gibt, die sagen, ja, das muss aber unbedingt drauf, das müssen wir aber unbedingt mitgeben. Und man guckt dann aber auf die Zielgruppe und sagt, ja, aber das ist für die Zielgruppe jetzt gar nicht so von Bedeutung. Da müssen wir einen ganz anderen Einstieg finden. Also, ich würde immer auch noch das Wort, was du auch, Ina, schon gesagt hast, Komplexität komplett mit reinbringen, weil man muss immer mit bedenken, dass man wirklich alle, alle abholt und alle da abholt, wo sie stehen, und alle dahin bringt, dass man nämlich sagt, an vorderster Stelle steht immer die Zielgruppe. Wer guckt sich diese Seite an und was erwartet der von uns? Und da eben alle hinzuführen, das ist, glaube ich, auch gerade am Anfang ein Riesenthema.

Sven Ellerbrock

Und da gibt es schöne Momente und schwierige Momente. Ich habe hier verschiedene Situationen gerade im Kopf, wo mein sehr kleines, aber feines Team für den Relaunch bzw. für das Projekt neue Website, wie wir es nennen, losgezogen ist, beide recht frisch angestellt an der HU und losgezogen ist, ein Netzwerk aufgebaut hat und Leute miteinander, also Abteilungen, Organisationseinheiten, fachliche Expertise teilweise zum ersten Mal seit Jahren an einen Tisch hat, um gemeinsam über ein Thema und von dem Thema ausgehend Prozesse zu beleuchten, um sie zielgruppengerecht darzustellen. Und das ist natürlich was, was wir nicht nur für die Website tun, sondern was dann noch Folgen, positive Folgen für die Organisation hat. Ähnlich tatsächlich bei Intranet-Projekten, das auch ganz spannend ist. Interne Prozesse sind auch nicht immer alle fein.

Ina Teloudis

Ich habe gerade überlegt, wir sollten vorne anfangen, aber in meinem Kopf verschiebt sich das Vorne immer weiter nach vorne. Also, wir fangen nicht mit der Ausschreibung an, wie ihr gerade ja auch sagt. Wir fangen vorher an. Machen Hunderte Workshops, müssen alle irgendwie an einen Tisch kriegen, alle auch erst mal abholen, zu sagen: Leute, die Startseite ist gar nicht so wichtig, wenn ihr da nicht oben drauf steht, überhaupt nicht schlimm. Wer geht denn heute noch auf eine Startseite? Also auch die Vorkenntnisse der unterschiedlichsten Abteilungen ist ja auch super unterschiedlich, was so digitale Sichtbarkeit betrifft. Und noch vorher brauchen wir eigentlich überhaupt erst mal die Ressourcen, um das alles zu tun. Ist das vorne?

Silke Sauer

Die Idee ist vorne, oder dass man, oder die Erkenntnis, dass man im Web oder auch in der Zukunft sichtbarer sein muss und dass wir stärkere Konkurrenz untereinander haben, dass wir aber auch stärker konkurrieren mit Anbietern, die ganz anders strukturiert sind als wir in der klassischen Universitätswelt oder Hochschulwelt. Und ich glaube, all diese Themen führen ja zu der Erkenntnis, dass Web eben tatsächlich zentral ist als Stelle, als Schnittstelle, als Strukturstelle, wie auch immer, als Sichtbarkeitsmoment. Und wenn das begriffen ist, auch von der Universitätsleitung, auch vermittelt ist, auch miteinander abgehandelt ist, Ja, ich glaube, das ist so der Moment, wo dann auch Ressourcen möglich sind und wo die Ressourcen auch gut überdacht werden müssen. Also, ich habe, das ist auch, glaube ich, eins der größeren Fehler, die Universitäten, darf ich das so sagen, öfter mal machen, dass sie die Ressourcen in Sachmitteln definieren. Also, ja, dann kriegen wir halt x Euro und dann wird das wohl reichen und der Rest, den machen dann intern die Leute als Hobby. Und genau das ist, was du halt unbedingt verhindern musst. Das ist eigentlich die erste große Hürde, die du gehst, zu sagen, nein, Solche Projekte brauchen Inhouse-Kompetenz, wie jetzt Sven das gesagt hat, sein kleines feines Team.

Silke Sauer

Das habe ich auch gehabt und das habe ich auch erkämpft, weil das ist, was es braucht. Also, wir brauchten Menschen, die das mitbringen, das Projekt wirklich bis ganz zum Schluss begleiten dürfen. Und wir haben entsprechend weit mehr in Ressourcen, in Personalressourcen inhouse investiert als tatsächlich in die Ausschreibungssumme. Und das ist extrem wertvoll gewesen, weil du natürlich auch, wie Sven das ja auch schon mal, du lernst natürlich mit so Projekten, also, du entwickelst inhouse kompetent. Das andere ist aber auch, dass du einfach halt sicher bist, dass die Leute dem Projekt loyal gegenüber sind. Ja, das ist ihr Projekt, das ist, sie ownen das. Und in dem Moment arbeiten die halt auch über Jahre dann an so einem Projekt auch engagiert und motiviert. Und das war bei uns auch so. Ich habe ein fantastisches 5-Leute-Team, das nichts anderes gemacht hat als jetzt 3 Jahre den Website-Relaunch oder 1100 Website-Relaunch, je nachdem. Und das war wichtig und das war der Startpunkt. Ohne das wären wir nicht so weit gekommen. Und ohne dass das in der tatsächlichen Ressourcen Verhandlung drin gewesen wäre, wären wir nicht so weit gekommen. Das kannst du vergessen. Das kann keine Kommunikation leisten. Das kann niemand, auch keine Projektleitung leisten.

Also, wir haben alle noch andere Jobs zusätzlich in unseren Bereichen. Also, daher muss es ein Team dafür geben.

Andrea Dahlke

Es ist wirklich anstrengend, wenn man jemanden auf der anderen Seite hat, wenn ich jetzt aus Agentursicht gucke, der das on top zu seiner zusätzlichen Arbeit noch gekriegt hat. Und gerade solche Riesenprojekte, also selbst bei kleineren Projekten, ist es schon schwierig, weil die Person ja, wie du schon sagst, ihren Job normal hat und das dann mitmachen soll. Und dann ist es eigentlich schon vorprogrammiert, dass man das Timing nicht halten kann und sowas alles. Also, das ist ein ganz wichtiger Punkt, dass man halt auf der Kundenseite auch wirklich die Ressourcen hat oder die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hat und, dass die eben auch das Know-how haben und man mit denen halt auch auf Augenhöhe spricht. Das ist auch so ein wichtiger Punkt.

Ina Teloudis

Genau.

Sven Ellerbrock

Wenn ich noch mal zurück zum Erkenntnisbegriff gehe, ich habe gerade auch viel drüber nachgedacht, was bei uns der Meilenstein war, weil zur Wahrheit gehört, dass die HU auch vor meiner Zeit, vor meiner Zeit in der Rolle, dann auch sehr lange gebraucht hat, um dieses Projekt aufzugleisen. Und es ist immer leicht, eine Erkenntnis, ein Ziel aufzuschreiben in 2 Sätzen, aber das muss sich eben auch in sogenannten— bei uns sind es Universitätsleitungsbeschlüsse, wo dann ins Detail gegangen wird, wo wir über Ressourcen sprechen— abgebildet werden. Und auch da war es so, dass zunächst viel über Sachmittel gesprochen wurde und erst später— und das war dann der erfolgreiche Versuch des Aufgleisens— dann auch klar gesagt wurde: Was haben wir über Sachmittel hinaus? Welche Ressource kaufen wir uns extern zu welchem Zeitpunkt ein? Das kann man ja durchaus beziffern. Und gleichzeitig: Wie bauen wir parallel interne Kompetenzen auf? Wie bauen wir uns diese Kompetenz durch Schulungen und Begleitung auf? Aber welche Stellen brauchen wir auch dafür zusätzlich noch? Als wir das hatten, als das eingetütet war, begann bei uns eine Zeit, die sehr dynamisch war. Ausschreibungen können auch echt Wartezeit bedeuten und Frust, wenn man so an typische Verwaltungsprozesse denkt.

Aber es ist immer was passiert. In dem Sommer hatte ich im Grunde mit dem Entschluss, mit der Zusage der Ressourcen auf einmal 3 Ausschreibungen vor mir und 2 Stellenausschreibungen. Und dann ging es los und Stück für Stück setzte sich das Puzzle über die nächsten Monate zusammen. Und genau, wenn wir über den Prozess sprechen, der, glaube ich, dann durchaus bei Silke und mir auch mit Sicherheit sich unterschieden hat, können wir da vielleicht noch mal reindiven.

Ina Teloudis

Ja, auch wie man jetzt im Anschluss dann zu der Ausschreibung dann kommt, ne? Hast ja gerade auch schon ein bisschen angeteasert, dass da auch durchaus unterschiedliche Wege hinführen können.

Silke Sauer

Also, in gewissen Dingen sicherlich ähnelt, oder? Ich denke auch, ihr werdet Workshops gemacht haben, ihr werdet euch überlegt haben. Und was wir wollen, wir haben vor dem Schreiben der Ausschreibung, haben wir, ja, ich würde sagen, ein Dreivierteljahr Evaluationsphase gehabt. Also, natürlich auch Mitarbeiter, wie du sagst, du musst ja auch einstellen, du musst sie reinholen, sie müssen mit dem Projekt anfangen. Es dauert ja auch an der Uni meistens ein bisschen. Und dann haben wir wirklich evaluiert, evaluiert, evaluiert. Alle möglichen Varianten von, wie kriegen wir Infos, wie du auch. Wir haben Leute zusammengesetzt, wir haben uns angehört von der Unileitung, bis zu den Studierenden. Was wollt ihr? Was braucht ihr? Vom Lehrstuhl bis zur Fakultät. Wie können wir euch sozusagen das geben, was ihr braucht, und gleichzeitig aber das tun, was wir müssen? Also wirklich, dass wir die schon von vornherein ein bisschen abräumen. Und dann mit all diesen Infos, die wir hatten, sind wir tatsächlich in das Schreiben der Ausschreibung gegangen. Also wir hatten also eine enge Begleitung aus der Verwaltung in dem Fall, also von Leuten, die das können und machen, die uns auch unterstützt haben. Es war trotzdem extrem anstrengend. Wir hatten auch noch einen externen Berater, der hatten wir vorher schon mal da, der hat mit uns auch die Ausschreibung eng begleitet.

Das war auch sehr hilfreich. Der war auch ein UX-Könner. Also, das ist dann auch noch mal immer so ein Thema, das man auch möchte. Und so ist es mit dem Ausschreibung schreiben dann überraschend schnell gegangen, würde ich sagen. Die Ausschreibungsphase dauert überall halt gleich. Also, das sind Zeitfenster, die musst du halt abwarten. Wir haben Design und Technik getrennt ausgeschrieben. Tatsächlich auch Design noch mal nachgängig ausgeschrieben, weil wir nicht glücklich waren.

Ina Teloudis

Warum habt ihr das gemacht? Warum habt ihr getrennt ausgeschrieben?

Silke Sauer

Ja, das ist tatsächlich auch, glaube ich, so eine Philosophie. Und ist nicht jeder glücklich mit der Idee, es getrennt auszuschreiben, weil man Angst hat, dass die Technik sozusagen das Design nicht begleitet beziehungsweise andersrum und man dann ein Design bekommt, das nicht funktioniert. Das ist aber so, dass ich überzeugt war, dass wir das händeln können und dass ich lieber ein gutes und impuls starkes Design möchte und das mir wertvoller war, das auch von einer Agentur. Wir haben mit einer Berliner, kleinen Berliner Agentur gearbeitet, Studio Good heißt die, und die sind eben spezialisiert auch auf Forschung und NGOs und so und haben einfach ein Talent. Wisst ihr, was ich meine? Auch zu verstehen.

Ina Teloudis

Das sind genau die Richtigen dann.

Silke Sauer

Ja, und die sind aber keine Techniker. Die wissen schon natürlich auch, wie so was geht. Die holen sich Partner. So ist es nicht. Aber, und gleichzeitig wollten wir jemanden, der halt WordPress wirklich extrem gut kann. Und dafür brauchst du eine WordPress-Agentur. Da gibt es auch nicht unendlich viele, die wirklich fantastisch sind. Wir brauchten eine, die Barrierefreiheit etc. kann. Und mit Mondula in Hamburg haben wir eine gefunden. Und deswegen war es aber wirklich wichtig, Also, wir hätten das ohne die 2 Ausschreibungen, diese Trennung und auch die klare Fokussierung, wer was tun soll, nicht hinbekommen, weil sonst hätten wir einen Brei gekriegt. Ja, also, macht ein bisschen Design, macht ein bisschen Barrierefreiheit, macht ein bisschen Technik und dann wird es schon gehen. Und das stimmt nicht. Also, hol dir die Leute, die das können, was du möchtest.

Andrea Dahlke

Und habt ihr das parallel ausgeschrieben oder nacheinander? Weil schwierig ist ja immer, wenn die Technik vorab schätzen soll, wie lange sie braucht, wenn sie noch gar nichts gesehen hat. Also, das ist ja immer so bei uns auch der Knackpunkt. Deswegen, habt ihr es parallel laufen lassen trotzdem? Hat das gut funktioniert?

Silke Sauer

Nee, wir haben es parallel laufen lassen, aber dann haben wir tatsächlich Design, mussten wir ein zweites Mal ausschreiben. War aber okay und waren wir auch ganz glücklich dann damit, weil wir auch viel gelernt haben. Aber die Phase trotzdem war gar nicht so lang dann. Also immer die Phasen halt, die du im Endeffekt halt gezwungenermaßen hast. Und dann haben wir direkt anschließen können und das war auch alles richtig gut händelbar. Da hat uns, wie gesagt, die FAU auch, die Menschen in diesen Abteilungen auch wahnsinnig supportet. Dann ging das schnell und dann war es auch schnell vom Tisch und wir waren sehr glücklich dann mit dem Ergebnis. Aber wobei ich, André, ich glaube nicht, dass es jetzt daran lag, dass die Agentur das nicht abschätzen konnte, sondern dass es einfach, wir bei der Designausschreibung einfach nicht das gekriegt haben, was wir uns gewünscht haben, ganz unabhängig davon, weißt du. Also, und das hilft dann ja auch nichts.

Sven Ellerbrock

Ja. Ja, und man darf auch absolut nicht unterschätzen, und das lässt sich auch durch einen guten Ausschreibungsprozess immer nur bedingt, oder Auswahlprozess ist es vielmehr, bedingt auflösen, ne. Personal Fit ist ganz, ganz wichtig. Das können begnadete Gestalter sein mit tiefem Fachwissen. Aber wenn es zwischen Projektleitung oder Product Owner und den Gestaltern auch in den Prozessen, in der Abstimmung nicht funktioniert, dann kann das alles torpedieren. Und ja, ich kann da vielleicht mal kurz zu uns sagen, wir haben auch, also ausgehend von dem Moment, den ich vorhin nannte, der ein Stück weit eine Erleichterung war, die Erkenntnis, die Ressourcen sind zugesagt worden, dann stand ich trotzdem erstmal alleine da. Aber der erste Posten, den wir im Grunde eingeplant hatten und dann auch ausgeschrieben haben, war eben eine Projektsteuerung, also eine Begleitung des Prozesses durch einen externen Berater. Schönen Gruß an Magnus Schubert an dieser Stelle. Vielen Dank auch an Magnus. Und das war eine sehr wichtige Zeit, weil wir da strukturiert gemeinsam zum einen diese Prozesse aufgebaut haben, die es braucht, um alle Bausteine zusammenzukriegen, und zum anderen wir aber auch schon mit, Silke hat es gesagt, Workshops begonnen haben, in die Gespräche gegangen sind und konzeptionelle Vorarbeiten und Evaluationen gemacht haben.

Sven Ellerbrock

Und dann, um auf Andreas' Frage dann noch einzugehen: Für uns ist es ziemlich perfekt gewesen am Ende mit Gestaltung ist durch, Technik übernimmt. Aber das war purer Zufall aufgrund von, ich sag mal, eher einer schwierigen Unterstützung aus der Verwaltung. Wird da einfach ein Personal-misstand, es hat länger gedauert, bis die technische Entwicklung ausgeschrieben werden konnte. Und wir haben die Zeit einfach gut genutzt, weil wir Konzeption intern gemacht haben, Gestaltung ausgeschrieben hatten. Und das am Ende vielleicht auch noch mal eine spannende Frage in dem Kontext: Jemand geworden ist, ein Gestalter, der ein Einzelunternehmen Unternehmer zu dem Zeitpunkt war, keine große Agentur. Das ist auch eine Entscheidung, da muss man dann zu stehen, mit allen Vor- und Nachteilen. Aber das war wirklich toll, weil der Kollege, jetzt ist er nämlich Kollege, länger als Dienstleister für die Humboldt-Universität geschrieben hat, verantwortlich ist für das Corporate Design der Humboldt-Universität, wie wir es damals im Print ausgerollt hatten, und im Grunde dann da übernehmen konnte. Wir wussten, es funktioniert, und wir haben das so, das Feedback des Dienstleisters, der dann die technische Entwicklung übernommen hat, auch, glaube ich, ziemlich gut vorbereiten können. Und ich glaube, das meinte ich mit diesem, das Personal Fit muss da sein und man muss, wenn man sich, wie Silke auch gesagt hat, und wir haben es genauso gemacht und ich würde es wieder so machen, wenn man sich entscheidet, die Gewerke einzeln auszuschreiben, muss die Schnittstelle funktionieren und man muss bereit sein, als Product Owner da auch tiefer reinzugehen und mehr zu kommunizieren und auch vielleicht, wenn es nicht so funktioniert, auszugleichen.

Und ja, also Empfehlung würde ich so machen.

Silke Sauer

Ja, auch gleich tatsächlich als Tipp dann mitdenken bei der Ausschreibung des Investments, dass die beiden sich begleiten müssen gegenseitig. Also, dass bei der Technik Geld da ist, dass sie wirklich auch in die Designentwicklung mit reinschaut, dass sie in die Jour fixe zumindest mit rein darf. Das müssen ja nicht 8000 Stunden sein. Bei uns waren die immer bei den Jour fixen, bei den großen dabei, bei den Milestones, haben dann schon sozusagen ihre Meinung geben können, haben schon sagen können, ja, das können wir so, das wissen wir noch nicht, ne, müssen wir mal überlegen. Und dadurch war das Design letztendlich immer mit der Technik schon im Austausch, abgesehen davon, dass die bei uns ja das große Glück hatten, dass die sich sehr gut verstanden haben. Auch das, wie du sagst, Personal Fit, das konnten wir jetzt nicht vorher absehen, aber wir hatten wirklich da Glück, dass die gut miteinander harmoniert haben. Wie gesagt, auch unsere Projektmanagerin ist Designerin von der Herkunft her. Die war bei Playmobil vorher, hat dort auch E-Commerce-Shops etc. gemacht und so. Also, die kannte sich aus, die konnte auch die gut aussteuern. Da waren wir auch froh, da hatten wir Glück gehabt. Und der, der bei uns Corporate Design entwickelt hat, also wir haben den immer wieder geholt, das ist ja der Klaus Koch aus Hamburg, der hat immer wieder auf die Seiten mitgeguckt, hat uns auch so ein bisschen Input gegeben, sodass das auch, glaube ich, wie bei euch dann auch einfach ein guter Prozess ist, dass man die verschiedenen Kompetenzen einfach zusammen holt und zusammenarbeiten lässt.

Ina Teloudis

Ich finde das total wichtig, dass ihr sagt, man muss das mitplanen, also neben den eigenen Ressourcen, neben dem Geld einfach, mit dem Budget auch wirklich diese Ja, diese soften Maßnahmen, nennen wir sie mal, ne, die muss man echt auch budgetieren und auf dem Schirm haben, ne.

Sven Ellerbrock

Kommunikation, also das ist einfach in der Planung, in der Ressourcenplanung, ob man Dienstleister einfach vorhanden ist, dass, wie gesagt, der Meetingteilnahme, dann lieber noch mal zweimal nachfragen und zu einer Lösung kommen gemeinsam, als dass ein Frustpunkt entsteht und der Designer sich fragt, warum haben die Entwickler das nicht so umgesetzt, und die Entwickler sagen so Quatsch, es geht gar nicht. Und der Product Owner sagt, ja, aber wie geht's denn? Ach so, ich muss hier ein Viertel des Gesamtbudgets für diese Kleinigkeit des Designers aufwenden. Nee, dann machen wir das vielleicht doch nicht.

Ina Teloudis

Ja, da müssen alle sprechen, ne? Das kann der Product Owner ja auch nicht immer ahnen.

Silke Sauer

Ja, auch der Designer und die Agentur, dass die auch wirklich am Ende auch noch mal Ressourcen haben, um das abzunehmen. Also um das Design, das ja dann letztendlich in der Programmierung entstanden ist. Das ist ja trotzdem immer ein Hin und Her, ne? Also in Figma, dann wird's hin und her, wie auch immer, bis es dann wirklich sitzt für alle. Das ist was, was dann bei den Designern drauf muss, dass da noch Ressourcen sind, dass sie wirklich Zeit haben, in die Techn Abnahme wiederum reinzuschauen, dass sie auch sagen können, ja, okay, wenn ihr es so nicht lösen könnt, dann wollen wir aber die Richtung und nicht gar nicht. Oder wenn das zu teuer ist, dann können wir nicht den Weg gehen zusammen. Und dann können die auch Input geben. Dann fällt dir das nicht auseinander und dann stehen nicht die Techniker enttäuscht da, weil das so— und die Designer enttäuscht sondern du hast im Endeffekt ein Team die ganze Zeit über den Lauf geschaffen, die sich auch supporten sollen, müssen und können und das bezahlt bekommen.

Ina Teloudis

Da ist ja dieses agile Mindset, von dem man immer spricht, so wichtig.

Sven Ellerbrock

Ja, agiles Mindset bedeutet aber halt auch ein bisschen mehr als wirklich nur sich drauf einlassen, sondern das ist dann, glaube ich, auch die Aufgabe in der Projektplanung oder Projektleitung, dass die Rollen in einer agilen Zusammenarbeit auch klar sind. Und Agilität bedeutet halt auch Flexibilität. Im positiven Sinne, bedeutet aber auch, dass ich innerhalb von zeitlichen Fristen reagieren muss. Wenn ich gerade dran gedacht an die Kommunikation zwischen Designer und Entwickler und Product Owner in dem Moment, wenn mal was nicht so umgesetzt werden kann, was immer der Fall ist, dass man dann mit einem Kommentar in Figma oder in Jira oder wo auch immer im Grunde zu einer B-Lösung kommt innerhalb des Sprints und alle sind glücklich.

Silke Sauer

Und genau, wir brauchen Entscheidungen und die müssen aber fundiert sein. Also müssen die miteinander arbeiten, damit die Entscheidung, die dabei rauskommt, also du tragen kannst als Leitung und die anderen im Endeffekt halt auch verkraften können, weil sie sagen, ja, das geht technisch und designerisch, nehmen wir es hin, ne, oder passt für uns.

Andrea Dahlke

Ja, und gute Kommunikationstools müsst ihr ja auch haben dann, ne. Also, das war wahrscheinlich auch ein großer Punkt, wie kommuniziert ihr alle miteinander, oder?

Ina Teloudis

Ja, ja, ja. Wie viele verschiedene Tools sind in deinem Umlauf?

Andrea Dahlke

Und welche sind von der IT freigegeben?

Sven Ellerbrock

Genau. Also, tatsächlich, das hat bei uns, da hätte ich nicht gedacht, dass es so viel Zeit schluckt, ne. Aber verschiedene Dienstleister parallel, keiner will eigentlich mit E-Mails arbeiten, und da muss man sich einigen und Wege finden, keine Frage. Und leider dann noch relativ schnell, wenn man dann ans Arbeiten kommt. Und genau, letztlich haben wir aber einen Weg gefunden. Aber ich glaube, ganz wichtig ist, und das ist ein Mindset-Thema, entlang der Rollen, die man hat in so einem Prozess, das Mindset zu haben, dass ich tatsächlich einfach reagiere, nicht unter Druck und nicht Zeit, aber es gibt halt ein Sprint, je nachdem wie du ihn definierst, aber geht in der Regel 2 Wochen. Und dann habe ich in dieser Zeit die Möglichkeit, noch eine Feedbackschleife zu machen. Also muss ich reingucken und mein Feedback geben, damit jemand gemeinsam an der Lösung mit mir arbeiten kann. Das ist ein Mindset-Thema. Das ist etwas, was auch ein Veränderungsthema ist. Silke hat es ja auch schon gesagt, für die gesamte Organisation, für die interne IT, für die interne Kommunikation. Der Dienstleister muss sich an die Universität gewöhnen und vice versa. Es gibt viele Stakeholder.

Ina Teloudis

Solche Punkte sind total wichtig, damit es gelingt irgendwie, damit kein Frust entsteht. Auch wenn du, weiß ich nicht, 4, 5 Tage auf Feedback wartest, kurz vor Umkristus dann, oder eine Rückmeldung vom Designer oder so, ist es immer schwierig.

Silke Sauer

Wir haben viel tatsächlich mit GitHub gearbeitet, mit Tickets in GitHub, was gut war, sieht man natürlich. Aber das ist jetzt ja eher dann ausgestaltet, dass man halt da viel freigeben kann. Und wir hatten wahnsinnig viele digitale Meetings, weil ich weiß nicht, wie es bei euch war, Sven, aber ich meine, sozusagen Tools sas in Berlin, die anderen Hamburg, wir in Erlangen. Wir haben auch Workshops zusammen gehabt, haben uns auch getroffen in Berlin zum Beispiel dann auf mittlerem Weg. So, aber natürlich waren letztendlich, ich würde sagen, 90% digitale Kommunikation. Und ja, also ich fand, dass das eigentlich mit den Tickets und diesen Themen dann gut funktioniert hat, wenn der Projektmanagerin da ein Auge drauf hat und alle wirklich auch wissen, dass dieses Tool entscheidend ist und dass die Sprints dort hinterlegt sind und wirklich auch der ganze Projektplan lag dort am Ende, weißt du. Und dann hast du das einfach abgearbeitet. Also gut miteinander zu kommunizieren. Ja, es ist entscheidend, glaube ich, für jeden Projekterfolg, aber hier auch sehr.

Sven Ellerbrock

Apropos Veränderung. Wir haben halt verschiedene Arbeitsweisen auch innerhalb von verschiedenen Projekten, verschiedene Arbeitsweisen in Projekten in den verschiedenen Abteilungen hier gehabt. Und dann ging es darum, so gewisse Ziele wie Kommunikation, aber auch Dokumentation zu erfüllen. Und wo tut man das? Und dann einfach das auch auszunutzen, wo jetzt wirklich ein, zwei Jahrzehnte lang viel Arbeit reingegangen ist in die Entwicklung von modernen Projektmanagement-Tools und da einfach Dinge miteinander zu vereinen. Ja, das ist eine Umgewöhnung, schon wieder weg von im schlimmsten Fall Excel-Listen hin zu Live-Kommunikation. Aber es ist einfach effizienter, wenn man sich drauf einlässt. Und da bin ich auch sehr froh, dass das am Ende auch geklappt hat. Aber aller Anfang ist schwer.

Andrea Dahlke

Und im besten Fall behält man das ja bei. Also, im besten Fall läuft es ja weiter, dass der Relaunch abgeschlossen ist, aber man diese ganzen Sachen, die man daraus gelernt hat, wie zum Beispiel Arbeiten mit solchen Tools, einfach ganz normal dann zum Daily Business gehören und weiterlaufen.

Sven Ellerbrock

So. Absolut. Also zumindest zwischen, ich sage mal jetzt in unserem Fall, meiner Person und den Entwicklern, die aktuell intern wie extern sind, also da so eine Art Arbeitsgruppe zu haben. Wir haben Sprintzyklen angepasst. Wir sind natürlich nicht mehr in dem ersten Jahr, oder da waren wir in einer viel heißeren Phase. Und jetzt ist der Fokus geshiftet auf Content und Konzeption und technische Entwicklung ist nicht mehr so schnell notwendig, sondern kann sich mehr Zeit gönnen abseits von Bugfixes. Und trotzdem arbeiten wir in diesem Modus und das ist gut. Um Silke dann noch mal aufzunehmen, was du gesagt hast. Genau, also bei uns war es genauso. Agentur in Mannheim, interner Dienstleister, interne IT in Berlin, was aber nicht bedeutet, dass man sich über den Weg läuft, sondern wir haben ja auch verschiedene Standorte und viel Homeoffice und es war für alle wunderbar, digital remote Jetzt sind wir ja durch und jetzt kriegen wir Wünsche.

Silke Sauer

Ah, ja, also ist klar. Also jetzt sind alle umgestellt und jetzt arbeiten sie damit und jetzt stellen sie halt fest, was sie noch gerne hätten. Und das läuft jetzt tatsächlich bei uns jetzt wieder in Tickets rein und wird wieder abgeschätzt. Finanzierungsmöglichkeit, wie hoch ist der Wunsch verbreitet, also wie dringlich ist er und so. Also ja, es geht schon weiter. Wir haben auch noch jetzt ungefähr bis nächstes Jahr Juni eine reine Supportstelle, die nur jetzt diesen Prozess noch betreut, während das andere Team jetzt tatsächlich im Großen und Ganzen schon aus dem Projekt raus ist.

Ina Teloudis

Wir haben für diese Wunschliste, die du gerade angesprochen hast, bei uns bei Mandarinen in diesen Projektplanning-Tools und den Projekten auf den Boards immer eine Spalte, die heißt Ponyhof. Und da schieben wir das immer erst mal alles rüber. Das ist der Ponyhof. Da ist immer: Ja, das wollen wir. Schön wäre. Dieser Wunsch kam. Finanzierung noch unklar. Umsetzbarkeit auch. Also, das ist der Ponyhof. Aber da stehen schöne Dinge drin. Manchmal werden das auch Karteileichen oft auch nicht. Also, Ponyhof.

Silke Sauer

Wenn der Wunsch groß genug ist, oder? Und wenn du viele Menschen hast, die dann sagen, ja, aber das wäre halt super viel einfacher, wenn ihr das noch irgendwie integrieren könntet, dann lohnt sich das ja auch, dreimal hinzuschauen. Wenn es jetzt ein Einzelwunsch ist, müssen wir es natürlich massiv abschätzen.

Ina Teloudis

Ja, aber auch da findet man manchmal doch irgendwie pragmatisch eine andere Lösung, um den oder diejenige dann doch irgendwie glücklich zu machen, ne? Vielleicht nicht mit dem ganz großen Einhorn, aber—

Sven Ellerbrock

Genau, weil oft kommen die Leute mit einem ganz konkreten Feature-Wunsch, weil sie es bei der Universität XY genauso gesehen haben oder bei, keine Ahnung, der Website der Deutschen Bahn. Und unsere Rolle ist dann ja eigentlich, den Bedarf dahinter zu erfragen. Und wenn der Bedarf dann ausformuliert ist, dann ist es manchmal auch die ganz einfache Lösung und nicht nur das 45.000-€-Superfeature.

Silke Sauer

Genau.

Ina Teloudis

Ja, jetzt habt ihr eine ganze Menge erzählt, was gut geklappt hat, was wirklich auch ein toller Mehrwert ist, glaube ich, für alle, die zuhören und so ein Baby vor der Brust haben oder in Zukunft auf sich zukommen sehen. Wenn ihr jetzt noch mal zurückgehen müsstet an den frühen Tag 1, gibt es irgendwas, was ihr rückblickend auf jeden Fall anders machen würdet?

Silke Sauer

Das ist eine grundsätzliche Sache, die ich sehr klar mitgenommen habe, dass ich noch sehr viel mehr Regeln aufstellen würde, noch viel, viel mehr. Da werden dich jetzt alle, die das später hören, wenn— nee, aber es ist wirklich, also wir haben schon sehr, sehr viel Struktur reingebracht. Wir haben auch Dinge, die an Universitäten häufig als normal betrachtet werden, als nicht mehr normal gelassen und dann gesagt, nein, das ist weder projektförmig noch eben User Journey förderlich, Org Chart oder User Journey, User Journey gewinnt. Und damit sind aber auch bestimmte Regeln natürlich. Also, das sind Regeln in der Gewichtung, was ist wo, was wird wo positioniert, aber auch Corporate-Language-Themen. Also, ich würde mittlerweile viel klarer noch Corporate-Language-Regeln vorab klären. Wir haben viele Autoren, also Hunderte von Autoren, Hunderte von Zuständigkeiten natürlich innerhalb der Einzelsysteme. Und wir haben das gemacht, aber ich finde spät. Da hätte man noch draufsetzen können und das hätte uns im Nachhinein allen auch noch mal wirklich ein bisschen mehr Ruhe beschert. Ja, also das denke ich immer noch. Also da gibt es noch viele andere, aber dass es einfach in bestimmten Punkten noch mehr Regeln hätte geben dürfen.

Ina Teloudis

Ja, Klarheit vielleicht.

Silke Sauer

Ja, also wie gesagt, ihr wisst es zum Beispiel, wir haben eine Regel aufgestellt, dass die FAU nennt sich FAU. Sie nennt sich nicht wir, sie nennt sich nicht unser, sie nennt sich nicht Hansi-Panti, sondern sie nennt sich FAU. Das hat was mit KI-Lesbarkeit zu tun. Das hat aber auch was mit natürlich einer Absenderidentität Das ist aber was, was du jetzt in einem Raum von Freiheit, von Lehre und Forschung natürlich extrem schwer durchsetzen kannst. Das heißt, du kannst das die ganze Zeit raten und sagen, bitte, bitte, bitte kümmert euch, dann nehmt euren Lehrstuhlnamen, nehmt den richtigen Lehrstuhlnamen, nicht einen, den ihr euch ausdenkt, weil der fancy klingt, sondern den Namen, den ihr habt. Weil wenn wir das durchgehend haben, dann kann auch jede Suchmaschine, jede TU kann euch letztendlich auslesen und dann passt es auch. Aber das ist natürlich Aber nicht alles natürlich in absolute Regeln gegossen, sondern damit haben wir beraten und beraten und beraten. Und heute würde ich manchmal sagen, das würde ich nicht mehr beraten, das würde ich festlegen.

Silke Sauer

Aber ja, Sven, du darfst. Guter Punkt.

Sven Ellerbrock

Ich würde es gern bestätigen, ohne dann noch mal auf alles einzugehen und dann ergänzen, weil ich habe gerade gedacht, ja, genau das hätte ich jetzt auch gesagt. Und gleichzeitig habe ich dann gedacht, na ja, wir haben tatsächlich zum ersten Mal in der Geschichte der Humboldt-Universität überhaupt grundsätzliche Regeln aufgestellt. Die Frage ist dann, wie viel kannst du auch zumindest bestimmten Stakeholdern zumuten? Oder ist nicht auch das Teil des Veränderungsprozesses? Sven und Silke wissen genau, oh Mann, wir alle hätten es jetzt viel einfacher. Aber wer weiß, hier hätten wir dann auch die eine oder andere Eskalation mit reinbekommen, die wir dann auch nicht wollen. Aber grundsätzlich helfen diese Regeln halt wirklich allen. Und es ist einfach ein Prozess, sich dran zu gewöhnen. Was ich noch ergänzen möchte, ist, wo wir jetzt gerade wirklich mit Problemen haben in den dezentralen, in den Einrichtungen die Priorität des Projektes nicht nur zu vermitteln, sondern auch tatsächlich dafür Ressourcen zu bekommen. Dass, wenn ein Projektleiter, oder sei es in dem Fall dann ein Teilprojektleiter, Projektleitung, noch viele andere Sachen auf dem Tisch hat, dann ist die Zusammenarbeit sehr schwierig. Und wir haben jetzt eine Phase, wo an unserer wie an vielen anderen Universitäten einfach kürzungsbedingte Veränderungsprozesse anstehen und eine hohe Belastung da ist.

Sven Ellerbrock

Und wir kommen mit der Website um die Ecke und wir können es drehen und wenden und regeln und Templates, Kopiervorlagen aufstellen. Am Ende brauchen wir die Kolleginnen und Kollegen für die Inhalte. Und wenn es in der allerletzten Instanz nur die Freigabe und Entscheidung ist über gewisse Dinge. Und das ist etwas, wo ich gerne wüsste, wie ich da hätte noch früher noch mehr Verbindlichkeit schaffen können und gleichzeitig ist es eine sehr dynamische Welt gerade. Die Rahmenbedingungen haben sich leider massiv verschlechtert. Insofern müssen wir jetzt Ad-hoc-Lösungen finden.

Silke Sauer

Sven, da haben wir die Umstellung als verbindlich deklariert und das ist auch mit Unileitungssegnung. War schon natürlich auch eine Klärung und hat auch, ja, auch positive, auch konstruktive Diskussionen mit sich gebracht. Aber am Ende war es klar, wir wollen nicht für 8 Jahre lang einen Web-Balance machen oder für 5. Wir wollen innerhalb von sehr kurzer Zeit fertig damit das, woran wir gearbeitet haben, auch sichtbar wird und auch einsatzbereit. Warum wir es ja machen, das macht man ja nicht als Selbstzweck. Und daher haben wir dann eine verbindliche Umstellung gehabt. Und deswegen gab es zumindest die Diskussionen nicht, ob jetzt jemand mitgeht oder nicht. Das hat schon mal sehr viel gebracht. Das war auch ein Learning aus früheren Prozessen. Aber ja, natürlich ist es trotzdem so, dass das bei den vielen Menschen als On-Top-Arbeit ist, dass sie damit natürlich auch kämpfen, dass sie andere Prioritäten haben. Haben und dass es für die immer mehr Arbeit darstellt und immer ein Commitment an das Projektteam, an die Universität, ja, an den Status. Und da muss man sehr dankbar sein, dass so viele Leute trotzdem sich so motiviert zeigen und so extrem gut mitmachen und auch wirklich, ich weiß nicht, ich meine, die bringen unglaublich viel ein.

Silke Sauer

Ja, das können wir alle, gerade an Universitäten hast du so tolle Leute sitzen, die da auch so richtig reinpowern, trotzdem, obwohl es als ja eigentlich Hobby fast schon ist, dann in dem Fall, wenn sie wissenschaftliche Mitarbeiter sind oder promovieren. Und ich meine, die haben ja andere Aufgaben. Ja, man muss dankbar sein, aber ohne die Verbindlichkeit hätten wir es nicht hingekriegt. Also, die Verbindlichkeit war absolut zentral.

Sven Ellerbrock

Genau. Und Universitäten sind komplex und mit jeder Regel kann es gut sein, dass wir Ausnahmen feststellen. Und gleichzeitig, das vielleicht noch einmal so zum Schluss, was wir uns vorgenommen haben, ist, dass wir für jede Regel auch einen Service haben. Das heißt, wenn wir sagen, hey, du darfst nicht oder du darfst nur so, dass wir dann auch sagen, aber hat die und die Vorteile und du könntest deinen eigentlichen Bedarf wie wichtig er nur aus unserer Perspektive ist. Er ist ja nur mal da, ein Gefühl, ne? Kannst du über andere Wege lösen. Und hier ist wie.

Ina Teloudis

Ja, ihr lasst sie dann nicht allein damit, ne?

Silke Sauer

Gibt einen hohen Supportdeckel.

Ina Teloudis

Ja, sehr schön. Wertschätzender Abschluss. Insofern vielen, vielen Dank, dass ihr euch Zeit genommen habt, uns einmal gucken zu lassen. Vielen Dank, Silke. Vielen Dank, Sven. Und Silke, vor allem auch noch einen schönen Urlaub.

Silke Sauer

Danke. Danke, dass wir dabei sein durften.

Sven Ellerbrock

Danke.

Silke Sauer

Danke.

Ina Teloudis

So, Andrea, bevor wir jetzt wirklich Schluss machen, magst du einmal kurz so deine 1, 2, 3 Takeaways von heute kurz zusammenfassen? Was nimmst du mit aus der Folge?

Andrea Dahlke

Also, was ich jetzt mitgenommen habe, ist auf jeden Fall das ganze Thema Ressourcen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, dass das ein Riesen Thema ist, das auf Kundenseite oder auf Hochschulseite dann eben das nicht einfach so nebenbei laufen kann, sondern es muss ein Team dafür geben, dieses Team muss von allen auch abgesegnet sein, also sowohl von der Hochschulleitung, also alle Stakeholder müssen da mitgehen, dass es dafür ein Team geben muss, was diesen Relaunch umsetzt, und dass dieses Team halt auch wirklich nur dafür abgestellt ist und dass dieses Team eben auch das nötige Know-how hat, um das umzusetzen und dieses Projekt dann auch zu steuern in all seinen Feinheiten und Herausforderungen, die es braucht. Als zweiten Punkt habe ich rausgehört das Thema Kommunikation, also vor allem Kommunikation zwischen den Schnittstellen. Also vor allem dann eben auch, wenn man so, wie das jetzt hier gemacht wurde, Design und Technik voneinander trennt und getrennt ausschreibt. Und dass man das eben nicht nacheinander macht, sondern dass man die sofort alle mit an einen Tisch bringt und die einzelnen Gewerke dann auch wirklich regelmäßig zusammen sprechen und eben auch über die einzelnen Entwicklungsschritte sprechen und gegebenenfalls auch rechtzeitig einlegen können und man nicht hinten raus merkt, oh, Design hat sich was Tolles ausgedacht und Technik sagt, wie Sven das gesagt hat, plötzlich brauchen wir ein Viertel des Budgets dafür, um ein Feature umzusetzen.

So, also dass man da wirklich von Anfang an vernünftig kommuniziert. Und das würde mich zum nächsten leiten, wo ich denke, Tools, das ist auch noch mal so ein Thema.

Ina Teloudis

so einfach eigentlich, ne?

Andrea Dahlke

Genau.

Ina Teloudis

Aber ja, ja.

Andrea Dahlke

Von Anfang an im Klaren darüber ist, dass wir halt nicht mehr einfach nur uns unsere Sachen per E-Mail hin und her schicken und eine Excel-Tabelle und so was, sondern dass man eben wirklich Projektmanagement-Tools hat, aber auch Grafiktools, mit denen man gut arbeiten kann, auf die alle zugreifen können, weil dann auch dieses große Thema Kommunikation damit auch gut abgedeckt werden kann. Und den letzten Punkt, den ich habe, das hatten wir jetzt ja zum Schluss, war so dieses ganze Thema Regeln. Also, gerade wenn man so viele unterschiedliche Personen oder auch Gewerke mit im Boot hat, dann muss man von Anfang an klar definieren, so Leitplanken. Woran hat sich jeder zu halten? Welche Regeln gibt es? Und das geht, glaube ich, schon im Großen los, dass man sagt, wie wir es hatten, man muss sich an Timings halten, man muss sich an Reaktionszeiten halten, bis hin zu der Tone of Voice, der muss auch überall eingehalten werden. Oder die Vorgabe, dass überall gegendert wird, oder keine Ahnung, was es dann so für Regeln gibt. Also, das wäre für mich auch noch so ein Punkt, wo ich sage, das sollte man von Anfang an mit auf dem Schirm haben.

Andrea Dahlke

Weil das sonst am Ende zu Stress führt, den man sich nicht machen muss.

Okay.

Andrea Dahlke

Und das wären eigentlich so meine Main Takeaways.

Ina Teloudis

Dankeschön, Andrea, auch dass du dir ein bisschen Zeit genommen hast, mit deiner Expertise noch mal mit an den Tisch zu kommen. Das war sie, Folge 26 von Inside Hochschulkommunikation. Von Expert:innen für Expert:innen. Alles rund um Kommunikation, PR, Marketing und Digitalisierung an Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Forschungseinrichtung, powered by Bundesverband Hochschulkommunikation und Mandarin Edu. Ihr wisst, wenn euch die Folge gefallen hat, teilt sie gerne in euren Netzwerken, lasst uns eine Bewertung da, schreibt uns auch gerne, wenn ihr Themenwünsche habt, und wir hören uns in 14 Tagen.